संग्रह- यह एक संगठन या इसकी संरचनात्मक इकाई है जो पूर्वव्यापी जानकारी का उपयोग करने के उद्देश्य से दस्तावेज़ प्राप्त करता है और संग्रहीत करता है। एक बड़े संगठन में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक विभागीय संग्रह जिम्मेदार होता है, और एक छोटे और मध्यम आकार के व्यावसायिक संगठन का संग्रह सचिव या कार्यालय द्वारा बनाए रखा जाता है।

संग्रह में रखे गए दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण के लिए, भंडारण की ऐसी इकाई एक फ़ाइल के रूप में बनाई जाती है। एक व्यापार- एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित एक दस्तावेज या दस्तावेजों का एक सेट और एक अलग कवर में रखा गया। मामलों के नामकरण के अनुसार दस्तावेजों का गठन किया जाता है, संगठन में पंजीकृत मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाती है।

अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेज तैयार करते समय, दो लिपिकीय कार्य किए जाते हैं: मामले का गठन और उसका पंजीकरण। मामलों का गठन- एक विशिष्ट मामले में दस्तावेजों का असाइनमेंट और उनका व्यवस्थितकरण। मामले का पंजीकरण, स्थापित नियमों द्वारा निर्धारित, दस्तावेजों के भंडारण की तैयारी।

कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह

शब्द "कार्यालय का काम", "कार्यप्रवाह", "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह", "व्यावसायिक प्रक्रियाएं", आदि अक्सर कुछ समाधानों और प्रौद्योगिकियों को बढ़ावा देने के लिए समानार्थक शब्द के रूप में उपयोग किए जाते हैं।

नतीजतन, सभी पर सॉफ्टवेयर निर्माताओं और उपयोगकर्ताओं की राय में महत्वपूर्ण अंतर था, यहां तक ​​​​कि सबसे सरल, मुद्दों पर भी।

आरंभ करने के लिए, आइए रूसी छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए कार्यालय कार्य की अवधारणाओं, शर्तों और स्थान पर संक्षेप में ध्यान दें। आइए तुरंत आरक्षण करें कि ये परिभाषाएं ऐसे विज्ञान के घटक हैं जैसे रिकॉर्ड प्रबंधन.

प्रबंधन दस्तावेज (पूर्वस्कूली) प्रलेखन के मुद्दों को शामिल करता है, प्रबंधन की प्रक्रिया में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन और उनके अभिलेखीय भंडारण के व्यवस्थितकरण। प्रलेखन दस्तावेजों का निर्माण है, अर्थात उनकी तैयारी, निष्पादन, अनुमोदन और उत्पादन।

कार्यालय का काम- किसी उद्यम या संगठन के पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान को प्रदान करने के उपायों का एक सेट। कभी-कभी यह कहा जाता है कि एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान कार्यालय के काम का मुख्य कार्य है (दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन - दस्तावेजों के आंदोलन, खोज, भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना, दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण को व्यवस्थित करना, एक में बनाई गई जानकारी के भंडारण के नियमों का निर्धारण करना) संगठन, इसकी खोज और प्रबंधन निर्णयों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए उपयोग)।

व्यापार प्रक्रिया- उद्यम या संगठन के ढांचे के भीतर किसी समस्या या लक्ष्य को हल करने के लिए संगठनों के कर्मचारियों द्वारा किए गए कुछ कार्यों (कार्य, कार्यों, प्रक्रियाओं) का क्रम।

दस्तावेज़ प्रवाह- पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के ढांचे के भीतर दस्तावेजों की आवाजाही। वे दस्तावेज़ जिनके साथ संगठन काम कर रहा है (इसमें बनाए गए और अन्य स्रोतों से प्राप्त दोनों) इसके दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल हैं। दस्तावेज़ प्रवाह उस समय से दस्तावेज़ों की आवाजाही है, जब तक वे निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक बनाए या प्राप्त किए गए थे। संगठन के वर्कफ़्लो का विश्लेषण करते समय, विभिन्न मात्रात्मक और गुणात्मक आकलन का उपयोग किया जाता है। मुख्य संकेतकों में से एक वर्कफ़्लो की मात्रा है - संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की संख्या और एक निश्चित अवधि के लिए इसके द्वारा विकसित।

एक दस्तावेज़ जो कार्यप्रवाह चरण को पार कर चुका है, अपने जीवन चक्र के अंतिम चरण में प्रवेश करता है - अभिलेखीय भंडारण.

इस प्रकार, आज दस्तावेजों के साथ काम करने के बुनियादी सिद्धांत मानक रूप से तय हो गए हैं। विशिष्ट संगठनों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए प्रौद्योगिकियों का गठन कई कारकों से प्रभावित होता है, जैसे गतिविधि की दिशा, संगठनात्मक संरचना, क्षेत्रीय स्थान, वर्कफ़्लो की मात्रा आदि। दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए कुछ विशिष्ट तकनीकों को उजागर करें।

सामग्री में देखें: अप-टू-डेट नमूने, विशेषज्ञों के आरेख, दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए तैयार मार्ग। सामग्री आपको कार्यालय के काम को ठीक से व्यवस्थित करने, प्रबंधन और नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बचने में मदद करेगी।

संबंधित सामग्री:

संक्षेप में कागजी कार्रवाई क्या है

या प्रबंधन का दस्तावेजी समर्थन (DOW) - कई प्रक्रियाएं जो दस्तावेजों के साथ काम के सभी चरणों को प्रभावित करती हैं। इसे अक्सर दस्तावेज़ प्रवाह के रूप में समझा जाता है, लेकिन ये दोनों अवधारणाएँ भिन्न हैं, हालाँकि ये एक-दूसरे से निकटता से संबंधित हैं। दस्तावेज़ प्रवाह- यह कागजों के निर्माण और उनके संग्रह के बीच केवल एक मध्यवर्ती चरण है।

संदर्भ:कार्यालय के काम की अवधारणा कानूनों में परिलक्षित होती है। डीओई को सूचना, प्रकाशन और पुस्तकालयाध्यक्ष के लिए मानकों की एक प्रणाली द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

कंपनी की 9 मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं

पत्रिका में सभी 9 चीट शीट डाउनलोड करें

कार्यालय के कार्य निम्न प्रकार के होते हैं:

• आम- सामान्य दस्तावेज रखना;
• विशेष- विशिष्ट कागजात के साथ काम करें, उदाहरण के लिए, कर्मियों, लेखा, गुप्त, आदि पर।

राज्य के स्वामित्व वाली कंपनियों में, दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एल्गोरिदम कानून द्वारा विनियमित होता है। निजी फर्मों को स्वतंत्र रूप से यह तय करने का अधिकार है कि कागजी कार्रवाई और कार्यालय के काम का प्रबंधन कैसे किया जाए।

कार्यालय के काम के 3 मुख्य क्षेत्र

1. प्रलेखन - तैयारी, निष्पादन, अनुमोदन, कागज बनाना;
2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन - आंदोलन, निष्पादन नियंत्रण, भंडारण और उपयोग;
3. व्यवस्थितकरण - भंडारण के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण, तिजोरियों में उनका स्थान, निपटान, आदि।

संगठन के बुनियादी नियम

कार्यालय के काम के घटक भाग किसी भी प्रकार और उद्देश्य के संगठनों में समान होते हैं। उसी समय, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान - कागज या इलेक्ट्रॉनिक को बनाए रखने का कौन सा तरीका है, आपको कागजात के साथ काम करने की ख़ासियत को ध्यान में रखना चाहिए, विवरणों पर ध्यान देना चाहिए।

कार्यालय के कार्य के कार्य और कार्य

रिकॉर्ड प्रबंधन आपको कर, लेखा, प्रबंधन लेखांकन को व्यवस्थित करने, आने वाले पत्रों पर त्वरित प्रतिक्रिया प्रदान करने, कर्मचारी प्रतिक्रिया में सुधार करने की अनुमति देता है। संगठन की आंतरिक सेवाओं की बातचीत की दक्षता और गति इस बात पर निर्भर करती है कि वर्कफ़्लो और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान कितनी अच्छी तरह व्यवस्थित हैं। कार्यालय के काम और कार्यप्रवाह की मूल बातें संगठन के सभी कर्मचारियों को पता होनी चाहिए जो किसी न किसी रूप में कागजात की तैयारी, स्थानांतरण, संग्रह से संबंधित हैं।

कर्मचारियों को निम्नलिखित कार्य करने की आवश्यकता है:

• एक टाइमशीट और एकीकृत दस्तावेजों का एक एल्बम विकसित करना, कार्यान्वित करना, बनाए रखना;
• लेटरहेड विकसित करना और डिजाइन करना;
• भेजे और प्राप्त कागजात के अग्रेषण प्रसंस्करण को अंजाम देना;
• आउटगोइंग, इनकमिंग और आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करें;
• प्रबंधन को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत की गई कागजी कार्रवाई की शुद्धता को नियंत्रित करना;
• दस्तावेजों के निष्पादन के पाठ्यक्रम को विनियमित करना;
• पाठ लिखें;
• मामलों का नामकरण विकसित करना, उनके भंडारण, परिचालन उपयोग को सुनिश्चित करना;
• सभी विभागों में कागजात के साथ काम को नियंत्रित करें;
• काम के तरीकों और रूपों में सुधार के उद्देश्य से गतिविधियों में भाग लेना।

GOST "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली में तय कार्यालय के काम के मानकों की समीक्षा करें। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं ", जिसने GOST R 6.30-2003 को बदल दिया। बुनियादी नियमों का ज्ञान आपको काम में गलतियों से बचने की अनुमति देगा। पत्रिका "सचिव की निर्देशिका" में।

अपने काम में उपयोग करें GOST R 7.0.97-2016

कार्यालय के काम पर GOST डाउनलोड करें

कार्यालय कार्य और कार्यप्रवाह के संगठन की सामान्य योजना

कार्यालय के काम की मूल बातें, कागजात तैयार करने और बनाए रखने के नियम, संगठन के भीतर और उसके बाहर उनके आंदोलन की ख़ासियत जानें। कंपनी द्वारा अनुमोदित निर्देश के बिंदुओं का पालन करें, जिसमें कागजात के साथ काम करने की मुख्य बारीकियों को बताया गया है।

विशेषज्ञ टिप्पणियों के साथ नमूना निर्देशों का प्रयोग करें

नमूना डाउनलोड करें

सामान्य योजना काम के नियमों की व्याख्या करेगी कि नौसिखिए विशेषज्ञ के लिए क्या कार्य करना है, ताकि प्रक्रियाओं में भ्रमित न हों। उस पर तब तक भरोसा करें जब तक कि आप सार को समझ न लें, कागजों के प्रसंस्करण, संचलन और भंडारण के लिए अपना स्वयं का एल्गोरिथ्म विकसित करें, कार्यालय के काम की बुनियादी शर्तों को याद न रखें।

आने वाले दस्तावेजों के प्रवाह का संगठन

इनकमिंग अन्य कंपनियों में कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए सभी प्रकार के दस्तावेजों को संदर्भित करता है। ये पत्र, चालान, प्रस्ताव और कार्यालय के काम के अन्य तत्व हो सकते हैं।

अराजकता से बचने के लिए, उन्हें समय पर संभालें:

• दस्तावेज़ पंजीकृत करें - प्राप्ति की तारीख डालें और एक नंबर असाइन करें;
• विभाग को कागजात स्थानांतरित करें जो उनके साथ काम या भंडारण से निपटना चाहिए;
• काम के लिए दस्तावेज़ की स्वीकृति दर्ज करें;
• प्रदर्शन, प्रतिक्रिया या की गई कार्रवाई के लिए बॉक्स को चेक करें;
• दस्तावेज़ को संग्रह में स्थानांतरित करें।

आचरण के इन नियमों का कड़ाई से पालन करें। यदि कंपनी को बड़ी संख्या में कागजात और फाइलें प्राप्त होती हैं, तो उनके साथ काम का अनुकूलन करने के लिए, विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करें। उनमें से कुछ समय सीमा, दस्तावेजों की तैयारी आदि के बारे में अधिसूचना प्रणाली से लैस हैं।

आने वाली पत्राचार पत्रिका

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के प्रवाह का संगठन

आउटगोइंग दस्तावेज़ों का मार्ग उनके साथ काम करने के नियमों, उनके प्रकार द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह आमतौर पर एक सचिव के साथ शुरू होता है। कागज तैयार करने के बाद, इसे उस व्यक्ति को सौंप दिया जाता है जिसे हस्ताक्षर करने और अनुमोदन करने का अधिकार है। उसके बाद ही दस्तावेज़ बाहरी अधिकारियों को भेजा जाता है।

सभी 6 मेमो डाउनलोड करें

आउटगोइंग दस्तावेज़ों के प्रवाह के साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, प्रबंधन जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति करता है। अक्सर, वे सचिव, कार्यालय प्रबंधक, कार्मिक अधिकारी, लेखाकार या अन्य कर्मचारी होते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि पत्र समय पर पतेदार को भेजे जाते हैं, प्रत्येक चरण में उनके आंदोलन को नियंत्रित करें, और अंत में त्रुटियों की जांच करें और पंजीकरण करें।

टेबल। आउटगोइंग ईमेल के लिए कार्यालय वर्कफ़्लो में प्रतिभागी

पत्रिका में पूरी तालिका डाउनलोड करें

कार्यालय के काम में आंतरिक दस्तावेजों के प्रवाह का संगठन

बड़ी कंपनियों के पास बड़ी संख्या में आंतरिक दस्तावेज होते हैं। यदि आप उनके साथ औपचारिक रूप से काम करते हैं, तो उनमें से कुछ अलग-अलग चरणों में खो सकते हैं। आपका लक्ष्य प्रक्रिया को इस तरह व्यवस्थित करना है कि उनका रास्ता छोटा हो जाए और नुकसान से बचा जा सके।

जरूरी!पंजीकरण चरण का ध्यान रखें - अलग-अलग प्रतिभूतियों को एक ही नंबर निर्दिष्ट करने से सामान्य भ्रम और भ्रम पैदा होगा।

टेबल। मुख्य गतिविधि के लिए आदेश का मार्ग

निर्देशों में वर्णित नियमों के आधार पर दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक एल्गोरिदम बनाएं। यदि विभाग में कई विशेषज्ञ काम करते हैं, तो जिम्मेदारियों की सीमा को सीमित करें, उदाहरण के लिए, एक केवल आंतरिक कागजात के साथ काम करता है, दूसरा बाहरी लोगों के साथ।

कागजी कार्रवाई के लिए कौन जिम्मेदार है

संगठन का प्रमुख कागजी कार्रवाई के लिए जिम्मेदार होता है, और निदेशक मंडल या अध्यक्ष और सचिव कॉर्पोरेट प्रशासन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार होते हैं। यदि हम जिम्मेदारी के मुद्दे पर विचार करते हैं, तो यह ध्यान दिया जा सकता है कि यह किसी भी मानक अधिनियम में तय नहीं है। कंपनी के भीतर, यह आदेश, निर्देश, नौकरी विवरण आदि द्वारा तय किया जाता है।

कंपनी का कोई भी कर्मचारी जिसे कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखने के कर्तव्यों को सौंपा गया है, उन कागजात के साथ आंदोलन, प्रसंस्करण, भेजने और अन्य काम के लिए जिम्मेदार है जो निरीक्षकों द्वारा निरीक्षण के अधीन नहीं हैं। बड़ी फर्मों में, कई जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त किया जाता है, या एक विशेष सेवा बनाई जाती है।

कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदारी को औपचारिक रूप देने के मुख्य तरीके

विधि संख्या 1। किसी भी कर्मचारी के नौकरी विवरण में कार्यों का परिचय

कंपनी का कोई भी कर्मचारी अपने नौकरी विवरण में अतिरिक्त कार्यों को निर्धारित करते हुए कार्यालय के काम के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार है। यदि आप जिम्मेदारियों का निर्धारण नहीं करते हैं, तो विवादित स्थितियों की स्थिति में जिम्मेदारी प्रबंधक के कंधों पर आ जाएगी।

विधि संख्या 2। कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों का वितरण

कार्यालय के काम के संचालन के लिए जिम्मेदारियों के वितरण में, सेवा कर्मचारियों और संरचनात्मक इकाइयों के विशेषज्ञों के बीच कार्यों को विभाजित किया जाता है। इस मामले में, रिकॉर्ड रखने के निर्देश स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं कि कार्य के किस दायरे के लिए कौन जिम्मेदार है।

विधि संख्या 3. सचिवों पर कार्यालय कार्य करने के लिए कर्तव्यों का समनुदेशन

एक सचिव या कार्यालय प्रबंधक की स्थिति को स्टाफिंग टेबल में पेश किया जाता है, जो कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह के लिए जिम्मेदार होता है। उनकी जिम्मेदारियां नौकरी के विवरण और रोजगार अनुबंध में निहित हैं। कर्मचारी प्रबंधन द्वारा अनुमोदित नियमों का पालन करता है, वर्तमान विनियम द्वारा निर्देशित है।

ऑफिस के काम को व्यवस्थित न करने से क्या होगा

हर कंपनी के पास ऑफिस का काम होता है, लेकिन हर कंपनी ने इसे ठीक से व्यवस्थित नहीं किया है। यदि दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक समान नियम नहीं हैं, तो समस्याएं संभव हैं। उदाहरण के लिए, गलत भंडारण या कार्य पुस्तकों के नुकसान के लिए, लेखांकन दस्तावेजों की अनुपस्थिति पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

1. सिर एलेक्सी ने कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए ल्यूडमिला के कर्तव्य का विधिवत दस्तावेजीकरण किया, एक संबंधित आदेश जारी किया, और उसने एक कर्मचारी की कार्यपुस्तिका खो दी। इस मामले में उसकी जवाबदेही तय होगी।
2. एलएलसी के निदेशक« अल्फा» डैनियल ने औपचारिक रूप से कर्मचारियों के बीच कार्यों और जिम्मेदारियों के वितरण का उल्लेख किया। पेरोल से संबंधित कुछ कागजात संग्रह में खो गए थे। निरीक्षण के दौरान उन्हें निरीक्षकों को उपलब्ध नहीं कराया जा सका। अदालत ने फैसला सुनाया कि डेनियल को दोषी पाया गया था। यदि वह कर्मचारियों के साथ नौकरी विवरण और अनुबंध तैयार करने के लिए अधिक चौकस था, तो जिम्मेदारी दूसरे व्यक्ति के कंधों पर आ गई।

कागजों में अराजकता न केवल कानून के साथ समस्याओं को भड़काती है, बल्कि कार्य प्रक्रियाओं, ग्राहकों और भागीदारों के साथ संबंधों को भी प्रभावित करती है। संविदात्मक दायित्वों की देर से पूर्ति से जुर्माना, अनुबंधों की समाप्ति और कंपनी की प्रतिष्ठा में गिरावट हो सकती है। इसलिए कागजात के साथ काम को रेगुलेट करना जरूरी है।

खराब रिकॉर्ड रखने के लिए किसे जिम्मेदार ठहराया जाएगा यह स्थिति पर निर्भर करता है। लेकिन याद रखें कि कंपनी का प्रबंधन हमेशा अपराधी की तलाश के लिए तैयार नहीं होता है, इसलिए सामान्य कर्मचारियों के संबंध में प्रतिबंध संभव हैं जो कागजी कार्रवाई में लगे हुए हैं, भले ही ये कर्तव्य नौकरी के विवरण में निहित न हों।

कार्यालय कार्य गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और कार्य का संगठन प्रदान करती है।

आधुनिक कार्यालय के काम में शामिल हैं:

• 1. दस्तावेजों का समय पर और सही निर्माण सुनिश्चित करना (दस्तावेजीकरण);
• 2. दस्तावेजों के साथ काम का संगठन (रसीद, स्थानांतरण, प्रसंस्करण, लेखा, पंजीकरण, नियंत्रण, भंडारण, व्यवस्थितकरण, दाखिल करने के लिए दस्तावेजों की तैयारी, विनाश)।

वर्तमान में, "कार्यालय कार्य" और "प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण" शब्द समानार्थी हैं और समान गतिविधि को संदर्भित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, दोनों शब्दों को दस्तावेजी प्रक्रियाओं के संगठन को विनियमित करने वाले दस्तावेजों के शीर्षक में पाया जा सकता है: "प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली" और "रूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों में कार्यालय के काम के लिए विशिष्ट निर्देश।"

दस्तावेज़ीकरण एक दस्तावेज़ बनाने और स्वरूपित करने की प्रक्रिया है। राज्य मानक प्रलेखन को "स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन प्रबंधन तंत्र में दस्तावेजों की आवाजाही, संदर्भ उद्देश्यों और भंडारण के लिए उनके उपयोग को सुनिश्चित करना है।

शब्द को राज्य मानक द्वारा "संस्था की वर्तमान गतिविधियों में कार्यप्रवाह, भंडारण और दस्तावेजों के उपयोग के संगठन" के रूप में परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रवाह मानक का तात्पर्य किसी संगठन में दस्तावेज़ों के निर्माण या प्राप्त होने से लेकर निष्पादन या प्रेषण के पूरा होने तक की आवाजाही से है। दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक में शामिल हैं:

• * दस्तावेजों का स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण;
• * उनका प्रारंभिक विचार और वितरण;
• * दस्तावेजों का पंजीकरण;
• * दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण;
• * सूचना और संदर्भ कार्य;
• * दस्तावेजों का निष्पादन;
• * उन्हें भेजना;
• * व्यवस्थितकरण (मामलों का गठन) और दस्तावेजों का वर्तमान भंडारण।

"सूचना - व्यक्तियों, वस्तुओं, तथ्यों, घटनाओं, घटनाओं और प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी, उनकी प्रस्तुति के रूप की परवाह किए बिना।"

मानव गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र में, जानकारी की अपनी विशिष्टताएं होती हैं और इसलिए इसे तदनुसार चिकित्सा, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी आदि में विभाजित किया जाता है। संघीय अधिकारियों और प्रबंधन में, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में (गतिविधि की दिशा की परवाह किए बिना) और स्वामित्व का रूप) प्रबंधन जानकारी जो किसी वस्तु या संरचनाओं के प्रबंधन के लिए उपयोग की जाती है। प्रबंधन की जानकारी पर कई आवश्यकताएं लगाई जाती हैं: पूर्णता, दक्षता, विश्वसनीयता, सटीकता, लक्ष्यीकरण और मानवीय धारणा के लिए पहुंच।

एक दस्तावेज़ एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी है जिसमें विवरण होता है जो इसे पहचानने की अनुमति देता है। "कार्यालय का काम और संग्रह" की शर्तों और परिभाषाओं के लिए राज्य मानक में एक ही परिभाषा दी गई है। "दस्तावेज़" की अवधारणा के अधिक संपूर्ण विवरण के लिए, "अपेक्षित" की अवधारणा का भी खुलासा किया जाना चाहिए।

प्रत्येक दस्तावेज़ में इसके कई घटक तत्व होते हैं, जिन्हें विवरण (नाम, लेखक, पता, पाठ, तिथि, हस्ताक्षर, आदि) कहा जाता है। GOST निम्नलिखित परिभाषा को ठीक करता है:

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। विवरण की संख्या दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य से निर्धारित की जाती है, इसका उद्देश्य I, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप के लिए आवश्यकताएं। कई दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। कई दस्तावेजों के लिए, आवश्यक की संख्या और संरचना विधायी और नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। लेकिन किसी भी मामले में, परिभाषा से निम्नानुसार, एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरण डालकर औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। तभी यह एक दस्तावेज बन जाता है।

दस्तावेज़, निश्चित (प्रदर्शित) जानकारी रखते हैं, जिससे इसका संरक्षण और संचय सुनिश्चित होता है, किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने की संभावना, बार-बार उपयोग, बार-बार और समय पर इसे बार-बार वापस करना। वे मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को प्रभावित करते हैं और पाठ और ग्राफिक, पारंपरिक (हस्तलिखित, टंकित) और मशीन मीडिया, वैज्ञानिक, तकनीकी, व्यक्तिगत और आधिकारिक आदि में विभाजित हैं।

आधिकारिक दस्तावेज कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज हैं, जो निर्धारित तरीके से तैयार और प्रमाणित हैं।

उनमें से, आधिकारिक (प्रबंधन) दस्तावेजों द्वारा एक विशेष श्रेणी बनाई जाती है, जो राज्य मानक द्वारा संगठन की वर्तमान गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में निर्धारित की जाती है।

सूचना के वाहक के रूप में, दस्तावेज़ किसी भी संस्था, उद्यम, किसी भी फर्म के आंतरिक संगठन के एक अनिवार्य तत्व के रूप में कार्य करते हैं, जो उनके संरचनात्मक भागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं। वे प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आधार हैं, उनके कार्यान्वयन के प्रमाण के रूप में और सामान्यीकरण और विश्लेषण के स्रोत के साथ-साथ संदर्भ और खोज कार्य के लिए सामग्री के रूप में कार्य करते हैं। प्रबंधन गतिविधियों में, दस्तावेज़ श्रम की वस्तु और श्रम के परिणामस्वरूप दोनों कार्य करता है। इसलिए, दस्तावेजों को उनके उद्देश्य के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

• 1. गतिविधियों का विनियमन (चार्टर, विनियम, विनियम, नियम, निर्देश, आदि);
• 2. प्रशासनिक गतिविधियाँ (आदेश, निर्देश, निर्णय, निर्णय, आदेश, आदि);
• 3. सूचना का संचय और सामान्यीकरण (रिपोर्ट, अधिनियम, रिपोर्ट, आदि);
• 4. सूचना का प्रसारण (पत्र, तार, टेलीफोन संदेश, आदि)।

इसके अलावा, प्रबंधन के क्षेत्र में एक महत्वपूर्ण भूमिका विभिन्न कॉलेजियम निकायों (प्रोटोकॉल) की गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेजों द्वारा निभाई जाती है, जो प्रशासनिक गतिविधियों को लागू करने के साधन के रूप में और जानकारी के संचय और सामान्यीकरण के साधन के रूप में कार्य कर सकते हैं।

दस्तावेज़ मुख्य रूप से जानकारी दर्ज करने और इसे कानूनी बल देने के लिए उत्पन्न हुआ। लैटिन शब्द "दस्तावेज़" (दस्तावेज़) का अर्थ सबूत, सबूत है। वर्तमान में, किसी दस्तावेज़ की निर्विवादता को "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा द्वारा भी परिभाषित किया गया है।

एक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति है, जो इसे जारी करने वाले प्राधिकारी की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा वर्तमान कानून द्वारा संप्रेषित की जाती है। यह इस परिभाषा से निम्नानुसार है कि दस्तावेज़ जारी करने वाले शासी निकाय या अधिकारियों को यह करना होगा:

• 1. इसकी तैयारी में मौजूदा कानून का पालन करना;
• 2. दस्तावेजों को उनकी क्षमता की सीमा के भीतर ही प्रकाशित करना;
• 3. एक निश्चित समय पर लागू दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए राष्ट्रीय नियमों का पालन करें।

सबसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरणों में शामिल हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तारीख और पंजीकरण संख्या, हस्ताक्षर, मुहर, अनुमोदन और अनुमोदन टिकट।

प्रबंधन अभ्यास में, दस्तावेजों को उनकी प्रामाणिकता की डिग्री के अनुसार मोटे, रिक्त, मूल, प्रतियों में भेद करने की प्रथा है।

दस्तावेज का प्रारूप तैयार करो,कंप्यूटर से हस्तलिखित, टाइप या मुद्रित, इसकी सामग्री पर लेखक के काम को दर्शाता है। इसमें केवल टेक्स्ट हो सकता है और इसका कोई कानूनी प्रभाव नहीं है।

सफेद कागजएक हस्तलिखित या टंकित दस्तावेज़ है, जिसका पाठ एक मसौदा दस्तावेज़ से कॉपी किया गया था या बिना धब्बा और सुधार के लिखा गया था।

इसकी प्रामाणिकता (लेखक, समय और निर्माण के स्थान के बारे में) की पुष्टि करने वाली जानकारी वाले दस्तावेज़ को प्रामाणिक माना जाता है।

मूल आधिकारिक दस्तावेज- यह कानूनी बल वाले दस्तावेज़ की पहली (या एकल) प्रतिलिपि है।

दस्तावेज़ की प्रतिएक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ की एक प्रति प्रतिकृति या निःशुल्क हो सकती है। प्रतिकृति प्रतिलिपि पूरी तरह से दस्तावेज़ की सामग्री और इसकी सभी बाहरी विशेषताओं (हस्ताक्षर और मुहर सहित मूल में निहित विवरण) या उनके हिस्से, विशेष रूप से उनके स्थान को पूरी तरह से पुन: पेश करती है। फोटोग्राफ, फैक्स मशीन, प्रिंटर का उपयोग करके एक कॉपियर पर एक फैक्सीमाइल कॉपी बनाई जाती है। टाइपराइटर पर बने दस्तावेज़ों के लिए, कार्बन पेपर के माध्यम से प्राप्त दस्तावेज़ों की दूसरी और बाद की प्रतियाँ प्रतिलिपि प्रतिलिपि होती हैं। वे आमतौर पर संस्था के मामलों में बने रहते हैं। ऐसी प्रतियों का अप्रचलित नाम अवकाश है। एक मुफ्त कॉपी में दस्तावेज़ के सभी विवरण होते हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं कि इसके फॉर्म को दोहराए।

प्रत्येक प्रबंधन तंत्र में विशिष्ट प्रबंधन कार्य विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों से संबंधित दस्तावेजों के उपयोग के आधार पर कार्यान्वित किए जाते हैं। विभिन्न संस्थानों और संगठनों के कार्यालय कार्य में विभिन्न प्रणालियों के दस्तावेजों का अनुपात समान नहीं है, क्योंकि यह किसी संस्था की विशिष्ट गतिविधियों, उसके पैमाने, संघीय सरकार में स्थान और कई अन्य कारणों पर निर्भर करता है। लेकिन, इसकी परवाह किए बिना, कोई भी संगठन उन दस्तावेजों का उपयोग करता है जो संगठनात्मक, प्रशासनिक और कार्यकारी गतिविधियों को दर्शाते हैं। उनकी समग्रता संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक प्रणाली बनाती है। राज्य मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को लिखित दस्तावेजों के रूप में परिभाषित करता है जिसमें प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों के निर्णय दर्ज किए जाते हैं, साथ ही अधिकारियों, संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, उनके विभागों और अधिकारियों की गतिविधियों के प्रबंधन, बातचीत, समर्थन और विनियमन के मुद्दे। . इस प्रकार, संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली, इसके व्यापक उपयोग के कारण, प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के लिए बहुत महत्व रखती है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण उद्योग और कार्यात्मक प्रणालियों दोनों से निकटता से संबंधित है। एक ओर, यह अन्य प्रणालियों के लिए एक कानूनी आधार प्रदान करता है, और दूसरी ओर, यह नेतृत्व, नियंत्रण, योजना, लेखांकन, रिपोर्टिंग आदि के मुद्दों को दर्शाता है।

प्रलेखन में सुधार के लिए मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है।

मानकीकरण- यह मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "नमूना, मानक, मॉडल, उनके साथ अन्य समान वस्तुओं की तुलना करने के लिए प्रारंभिक के रूप में लिया जाता है" के रूप में समझा जाता है। एक मानक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में मानक मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होता है। मानकों को लागू करने से बनाए जा रहे उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद मिलती है (इस मामले में, दस्तावेज़)। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को राज्य मानकीकरण निकायों द्वारा समन्वित किया जाता है।

विशिष्ट पाठएक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं।

विभिन्न क्षेत्रों और प्रबंधन निकायों में उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन दस्तावेजों को एक समान तरीके से तैयार किया जाना चाहिए। यह आपको देश के लिए कार्यालय के काम की एकल प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करने की अनुमति देता है, उनके त्वरित प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कार्यालय कर्मियों के दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करता है, बल्कि प्रबंधन तंत्र के सभी कर्मचारियों के लिए भी - से सामान्य कर्मचारियों के लिए प्रबंधकों।

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (USD)- गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी युक्त समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई दस्तावेज़ीकरण की एक प्रणाली।

दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र का समन्वय करते हैं। वे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी मंजूरी देते हैं। इस प्रकार, वित्त मंत्रालय लेखांकन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय चिकित्सा दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, सांख्यिकी पर रूसी संघ की राज्य समिति प्राथमिक लेखांकन और सांख्यिकीय दस्तावेज के रूपों के लिए जिम्मेदार है, और संघीय रूसी संघ के अभिलेखागार संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली के लिए जिम्मेदार हैं।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। उनकी अधीनता और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

व्यावसायिक सफलता काफी हद तक उसके सही संगठन पर निर्भर करती है। प्रबंधक और साधारण कर्मचारी दोनों लिपिकीय कार्य का पालन करते हैं। दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करते समय इसकी विशेषताएं क्या हैं, इसके प्रकार क्या हैं, और किन नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए?

ऑफिस का काम क्या है

कोई भी संगठन, स्वामित्व और विशेषताओं के रूप की परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों के दौरान कई तरह के कागजात बनाता है। ये आदेश, पत्र और प्रोटोकॉल हो सकते हैं। ये सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन से संबंधित हैं।

कागजी कार्रवाई एक संगठन के लिए दस्तावेज बनाने की गतिविधि है, जो कुछ नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार की जाती है। सबसे अधिक बार, उद्यम विशेष कर्मचारियों को आवंटित करते हैं जो केवल इस क्षेत्र में कार्यरत हैं। छोटी फर्मों में, सचिव का कार्य लगभग किसी भी कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।

यदि आप शब्दावली का सार (कार्यालय का काम क्या है) समझ लें, तो शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह, सबसे पहले, आधिकारिक सूचना के भौतिक वाहक पर निर्धारण है। इस प्रक्रिया के दौरान, इसे बनाया जाता है जो आगे कुछ क्रियाओं को आरंभ करता है।

शब्द "कार्यालय का काम" काफी समय पहले प्रकट हुआ था, लेकिन पिछली शताब्दी के मध्य में ही इसे औपचारिक रूप दिया गया था, जिसे राज्य स्तर पर नियामक दस्तावेजों में निहित किया गया था।

कार्यालय का काम और कार्यप्रवाह - यह क्या है?

एक संगठन कानून के स्वतंत्र रूप से मौजूद नहीं हो सकता है। इसमें हमेशा ऑफिस का काम और वर्कफ़्लो होता है। यह क्या है, कागजात के हस्तांतरण की विशेषताएं क्या हैं, उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए? ये प्रश्न विशेषज्ञों द्वारा हल किए जाते हैं: सचिव, पुरालेखपाल, कार्मिक विभाग के कर्मचारी।

कार्यालय के काम में एक ठोस माध्यम पर जानकारी को ठीक करना, एक कागज या इलेक्ट्रॉनिक अधिनियम बनाना शामिल है। इसके आधार पर, संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह का निर्माण किया जाता है - एक आदेश या पत्र की गति, इसके निर्माण से शुरू होकर निष्पादन और संग्रह या विनाश को भेजने के साथ समाप्त होता है।

कर्मचारियों और संगठन के प्रबंधन के संबंध में व्यावसायिक पत्रों के निर्माण के स्थान के आधार पर, वर्कफ़्लो को बाहरी और आंतरिक में विभाजित किया जाता है। आदेश, निर्देश, पत्र का आगे का मार्ग स्रोत पर निर्भर करेगा।

संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

बाह्य वर्कफ़्लो के चरण आम तौर पर समान होते हैं, लेकिन कुछ अंतर होते हैं:

• दस्तावेज़ बाहर से उद्यम में आते हैं। ये उच्च और निम्न संगठनों के कागजात, शाखाएं, आधिकारिक अधिकारियों के विनियम, अदालत के आदेश, नागरिकों के पत्र हो सकते हैं।
• संगठन द्वारा प्राप्त सभी व्यावसायिक कागजात बिना असफलता के पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरते हैं। वह पुष्टि करती है कि वे नियंत्रण में हैं।
• अगला चरण दस्तावेज़ के साथ काम करना, निर्देशों का परिचय या निष्पादन है।
• यदि आवश्यक हो, एक आधिकारिक प्रतिक्रिया जारी की जाती है।
• अंतिम चरण दीर्घकालिक या अभिलेखीय भंडारण, और संभावित विनाश के लिए पंजीकरण है।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में, निम्न प्रकार के कार्यप्रवाह प्रतिष्ठित हैं:

दस्तावेज़ के आंदोलन के सभी चरणों को विशेष पत्रिकाओं में दर्ज किया जाना चाहिए। उन्हें कई तरीकों से आयोजित किया जा सकता है:

• दस्तावेजों की आवाजाही;
• दस्तावेज़ कार्ड;
• अधिकांश संगठनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सबसे आम है।

अदालती कार्यवाही की विशेषताएं

बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि यह क्या है और यह सामान्य से कैसे भिन्न है। एक अदालती मामला दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्यों का थोड़ा अलग सेट होता है। इसका सही भंडारण और संचलन कानून प्रवर्तन प्रणाली के काम में पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। न्यायिक कार्यवाही, संगठनात्मक प्रक्रियाओं के विपरीत, स्वैच्छिक नहीं हो सकती। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा संचालित किया जाता है और इसे कड़ाई से नियंत्रित किया जाता है। उसके लिए, विनाश तक सभी चरणों को मानक और कड़ाई से परिभाषित किया गया है।

सचिव कार्य

कंपनी के अधिकांश कर्मचारियों को कागजी कार्रवाई और कार्यप्रवाह के बारे में बहुत अस्पष्ट विचार है। एक सचिव के लिए, यह एक पेशेवर गतिविधि है।

उद्यम का सचिवालय कार्य के रूप और विशेषताओं के अनुसार मुख्य कार्य करता है, उद्यम की कार्यालय-कार्य सेवा के संगठन को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• केंद्रीकृत - सभी सचिव एक विभाग में हैं और मुख्य लिपिक या वरिष्ठ सचिव को रिपोर्ट करते हैं।
• विकेंद्रीकृत - अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले सचिवों और कर्मचारियों को संगठनात्मक इकाइयों में फैलाया जाता है और विभिन्न मालिकों को रिपोर्ट किया जाता है।
• मिश्रित - अक्सर बड़े संगठनों में पाया जाता है।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह की विशेषताएं सीधे इस बात पर निर्भर करेंगी कि सचिवालय का कौन सा रूप अपनाया जाता है।

कार्यालय के काम के लिए निर्देश

स्वामित्व के आकार और रूप के बावजूद, किसी भी संगठन के पास दस्तावेजों की आवाजाही को विनियमित करने वाला एक नियामक अधिनियम होना चाहिए। यह क्या है और इसकी रचना कैसे की जाती है? यह मुद्दा न केवल सचिवों, बल्कि प्रबंधकों को भी चिंतित करता है।

रिकॉर्ड रखने का निर्देश संगठन का एक आंतरिक नियामक कार्य है, जिसे असीमित वैधता के प्रबंधन के आदेश या आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इसने दस्तावेज़ को पारित करने के सभी चरणों की व्याख्या की, पदों की सूची जिनके हस्ताक्षर आधिकारिक कागजात की प्रामाणिकता को प्रमाणित कर सकते हैं, पंजीकरण के उदाहरण, फॉर्म और फॉर्म दिए गए हैं।

रिकॉर्ड रखना

निम्न स्तर के वर्कफ़्लो (प्रति वर्ष 200 से कम) वाले छोटे संगठनों में, यह सवाल नहीं उठता कि रिकॉर्ड कीपिंग क्या है। सब कुछ खुद कर्मचारियों या नेता के प्रयासों से तय होता है।

यदि रिकॉर्ड रखने के कर्तव्य कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं हैं और उनके रोजगार अनुबंध में वर्णित नहीं हैं, तो इन कार्यों के असाइनमेंट पर एक डिक्री जारी की जानी चाहिए। इस दस्तावेज़ में अतिरिक्त जिम्मेदारियों, जिम्मेदारियों और मुआवजे का विवरण होना चाहिए।

मानव संसाधन प्रशासन की विशेषताएं

यदि संगठन में कम से कम एक कर्मचारी काम करता है, तो श्रम दस्तावेज बनाए जाएंगे। मानव संसाधन प्रशासन क्या है का प्रश्न विशेष रूप से कम कर्मचारियों वाले उद्यमों के लिए प्रासंगिक है।

मानव संसाधन प्रशासन उद्यम के कर्मचारियों की श्रम गतिविधि से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों की आवाजाही का प्रावधान है। आमतौर पर, ये कर्तव्य एक विशेष इकाई - कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं। उनके कार्यों में कार्मिक प्रलेखन का स्वागत, प्रसंस्करण और भंडारण शामिल है। व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण शामिल है जिसे वर्गीकृत किया गया है।

गोपनीयता और भंडारण विशेषताओं के नियमों के अनुपालन में कार्मिक वर्कफ़्लो को आमतौर पर सामान्य से अलग रखा जाता है।

कार्यालय के काम का अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के तेजी से विकास के बावजूद, कई संगठन अपने वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए संघर्ष करते हैं। वे पुराने ढंग से कागजी पत्राचार करते रहते हैं और सामान्य पंजीकरण पुस्तकें रखते हैं।

यह दो कारकों के कारण है:

• उद्यम के कर्मचारियों के नवाचारों का प्रतिरोध;
• वित्त की कमी।

प्रबंधकों को यह याद रखना चाहिए कि काफी निवेश के साथ दस्तावेज़ प्रवाह का अनुकूलन ध्यान देने योग्य आर्थिक प्रभाव देता है।

परिचय

आधुनिक दुनिया में, हम बहुत सारी सूचनाओं से घिरे हुए हैं। इस अंतहीन धारा में यह पता लगाना मुश्किल हो गया है कि क्या विश्वसनीय है और क्या झूठ। और पूरी दुनिया में वे इसे क्रम में रखने की कोशिश कर रहे हैं।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आधिकारिक दस्तावेजों की स्पष्ट समझ होनी चाहिए। आखिरकार, यह उनके लिए धन्यवाद है कि हम असहमति पैदा किए बिना एक-दूसरे के साथ बातचीत कर सकते हैं। सूचना के आदान-प्रदान की प्रक्रिया और नियमों को निर्धारित करने वाला मुख्य दस्तावेज रूसी संघ का संविधान है।

प्रत्येक प्रकार की गतिविधि को विनियमित किया जाना चाहिए। प्रत्येक संगठन के पास दस्तावेजों का अपना सेट होता है, लेकिन राज्य संरचना और अन्य उद्यमों के साथ मुक्त संपर्क सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें आम तौर पर मान्यता दी जानी चाहिए। इसके लिए, एकीकृत मानदंड, मानक और पंजीकरण नियम बनाए जाते हैं, जो राज्य प्रणाली के स्तर पर निहित होते हैं।

निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करने की गति दस्तावेज़ के सटीक और सही प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। दस्तावेजों के देर से प्रसंस्करण, विशेष रूप से वित्तीय वाले, नकारात्मक आर्थिक परिणाम पैदा कर सकते हैं।

सूचना की मात्रा में तेजी से वृद्धि के साथ, संगठनों को कार्यप्रवाह का एक तर्कसंगत संगठन विकसित करने की आवश्यकता है।

पाठ्यक्रम कार्य का उद्देश्य एक मोटर परिवहन संगठन के बुनियादी प्रबंधन दस्तावेजों को विकसित करना है।

दस्तावेज़ संचलन और संगठन के व्यावसायिक उत्पादन का सैद्धांतिक आधार

कार्यालय का काम उनके निर्माण (या प्राप्ति) के क्षण से निष्पादन और भेजने के पूरा होने तक दस्तावेजों के प्रसंस्करण और आंदोलन का एक पूरा चक्र है। दस्तावेज़ उद्यम के भीतर और अन्य संगठनों के साथ उत्पादन संबंधों को ठीक करते हैं, और अक्सर संपत्ति, श्रम और अन्य विवादों की स्थिति में लिखित साक्ष्य के रूप में काम करते हैं।

कार्यालय का काम गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करता है। रूसी संघ में, इस गतिविधि को GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और संग्रह" द्वारा नियंत्रित किया जाता है। शब्द और परिभाषाएं"

दस्तावेज़ परिसंचरण एक संगठन में कार्यालय के काम के संगठन में एक महत्वपूर्ण कड़ी है, क्योंकि यह न केवल दस्तावेजों के आंदोलन के उदाहरण को निर्धारित करता है, बल्कि दस्तावेजों की गति की गति भी निर्धारित करता है। कार्यालय के काम में, दस्तावेज़ प्रवाह को प्रबंधन तंत्र की गतिविधियों, इसके प्रलेखन, भंडारण और पहले से बनाए गए दस्तावेज़ों के उपयोग के लिए सूचना समर्थन के रूप में माना जाता है।

दस्तावेज़ प्रवाह उद्यम में दस्तावेजों के आंदोलन को उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन के पूरा होने तक व्यवस्थित करने की गतिविधि है: संगठन से भेजना और (या) संग्रह में भेजना।

दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के मुख्य नियम हैं:

कम से कम समय के साथ दस्तावेज़ का त्वरित मार्ग;

दस्तावेज़ के पारित होने के मामलों में अधिकतम कमी (दस्तावेज़ के प्रत्येक आंदोलन को उचित ठहराया जाना चाहिए, दस्तावेजों की वापसी आंदोलन को बाहर करना या सीमित करना आवश्यक है);

पारित होने का क्रम और मुख्य प्रकार के दस्तावेजों के प्रसंस्करण की प्रक्रिया एक समान होनी चाहिए।

इन नियमों का अनुपालन आपको कार्यालय के काम के बुनियादी संगठनात्मक सिद्धांत को लागू करने की अनुमति देता है - सजातीय तकनीकी संचालन को केंद्रीय रूप से करने की क्षमता। किसी भी दस्तावेज़ प्रवाह की संरचना का आधार एक दस्तावेज़ है। परिसर में सभी दस्तावेजों (कागज पर और चुंबकीय वाहक पर पारंपरिक) को प्रत्येक वाहक के बारे में जानकारी प्रस्तुत करने की ख़ासियत के नियमों का पालन करके समन्वित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों को पारित करने की प्रक्रिया और उनके साथ काम करते समय सभी कार्यों के संगठन को संगठन (संस्था) में कार्यालय के काम के निर्देशों और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए। केंद्रीकृत कार्यप्रवाह और कार्यप्रवाह को संरचनात्मक इकाई के स्तर पर अलग करें। केंद्रीकृत दस्तावेज़ प्रवाह में केंद्रीकृत पंजीकरण के अधीन सभी दस्तावेज़ीकरण शामिल हैं। केवल संरचनात्मक प्रभागों में दर्ज दस्तावेज़ संरचनात्मक विभाजन के स्तर पर दस्तावेज़ प्रवाह का गठन करते हैं। एक नियम के रूप में, केंद्रीकृत वर्कफ़्लो को संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा दर्शाया जाता है। बड़े संगठनों में, एक अलग संरचनात्मक इकाई होती है जिसके कार्यों में एक केंद्रीकृत दस्तावेज़ प्रवाह प्रदान करना शामिल होता है। एक संरचनात्मक इकाई को अलग तरह से कहा जा सकता है: व्यवसाय प्रबंधन, कार्यालय, सामान्य विभाग, आदि। उन संगठनों में जहां केंद्रीकृत वर्कफ़्लो की मात्रा इतनी अधिक नहीं है कि एक स्वतंत्र इकाई इसमें लगी हो, इसे बनाए रखने का कार्य संगठन के प्रमुख के सचिव को सौंपा जा सकता है।

तीन मुख्य प्रकार के दस्तावेज़ हैं जो एक केंद्रीकृत वर्कफ़्लो बनाते हैं:

आवक - संस्था द्वारा प्राप्त आधिकारिक दस्तावेज। आने वाले अधिकांश दस्तावेज़ों को समय पर संबंधित आउटगोइंग दस्तावेज़ों को स्पॉन करना चाहिए। समय सीमा को संबंधित आने वाले दस्तावेज़ के लिए एक विशेष प्रतिक्रिया समय निर्धारित करने वाले नियामक अधिनियमों द्वारा स्थापित किया जा सकता है, या सीधे आने वाले दस्तावेज़ में इंगित किया जा सकता है;

आउटगोइंग - संस्था से भेजे गए आधिकारिक दस्तावेज। अधिकांश आउटगोइंग दस्तावेज़ आने वाले दस्तावेज़ों के लिए संगठन की प्रतिक्रिया हैं। कुछ आउटगोइंग दस्तावेज़ संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। आउटगोइंग दस्तावेज़ों की एक छोटी संख्या के लिए आने वाले दस्तावेज़ों की आवश्यकता हो सकती है (उदाहरण के लिए, अन्य संगठनों के लिए अनुरोध);

आंतरिक - संगठन में बनाए गए आधिकारिक दस्तावेज और इसकी सीमा से परे नहीं। इन दस्तावेजों का उपयोग किसी संस्था (संगठन) के काम को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है, क्योंकि वे एक संगठन के भीतर प्रबंधन कार्यों का लक्षित समाधान प्रदान करते हैं। आंतरिक दस्तावेजों में संगठनात्मक और कानूनी, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज शामिल हैं। आंतरिक वर्कफ़्लो के स्वतंत्र समूह प्रोटोकॉल और अधिनियम, योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेज़, सामग्री और मौद्रिक निधि, उपकरण, आंतरिक आधिकारिक पत्राचार (रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट), कर्मियों, आदि के लिए लेखांकन पर दस्तावेज़ तैयार करते हैं। सभी आंतरिक दस्तावेज कार्यालय से नहीं गुजरते हैं, लेकिन केवल संगठन के सबसे बड़े संरचनात्मक प्रभागों के पत्राचार (विशेषकर यदि वे भौगोलिक रूप से अलग हैं) और संगठन के प्रमुख के आदेश। आउटगोइंग दस्तावेज़ बनाने वाले आंतरिक दस्तावेज़ भी कार्यालय से गुजरते हैं।

संगठन को जमा किए गए दस्तावेज इस प्रकार हैं:

प्राथमिक प्रसंस्करण;

प्रारंभिक विचार;

पंजीकरण - निर्धारित प्रपत्र में किसी दस्तावेज़ के बारे में क्रेडेंशियल का रिकॉर्ड, इसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करना। परिभाषा के बाद, किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण उसके लिए एक इंडेक्स का असाइनमेंट है और इसे दस्तावेज़ में चिपकाना है, इसके बाद पंजीकरण जर्नल या पंजीकरण कार्ड में दस्तावेज़ के बारे में डेटा की रिकॉर्डिंग है। पंजीकरण का उद्देश्य दस्तावेजों के लेखांकन, नियंत्रण और पुनर्प्राप्ति को सुनिश्चित करना है;

प्रबंधन की समीक्षा;

निष्पादन के लिए स्थानांतरण।

प्रलेखन प्रबंधन के लिए सेवा (डीओयू) को केवल सही ढंग से निष्पादित दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए स्वीकार करना चाहिए जिनके पास कानूनी बल है और पूर्ण रूप से भेजे गए थे (यदि संलग्नक हैं)। अन्यथा, प्रस्तुत दस्तावेज लेखक को एक उपयुक्त कवर लेटर के साथ वापस कर दिए जाते हैं, जो वापसी के कारणों को इंगित करता है।

कागजी कार्रवाई के लिए बुनियादी आवश्यकताएं:

दस्तावेज़ का पाठ दस्तावेज़ की मुख्य शब्दार्थ सामग्री को वहन करता है - प्रबंधन कार्रवाई, निर्णय, वाणिज्यिक लेनदेन, आदि।

GOST R6.30-2003 के अनुसार दस्तावेज़ ग्रंथ "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ "उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखी जाती हैं:

संघीय सरकारी निकायों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकाय;

उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।

विदेशी भागीदारों को भेजे गए दस्तावेज़ उस देश की भाषा में तैयार किए जा सकते हैं जिसमें संवाददाता स्थित है, या अंग्रेजी में।

प्रशासनिक दस्तावेज:

एक-व्यक्ति प्रबंधन (आदेश, निर्देश, आदेश) के सिद्धांतों द्वारा जारी किए गए संगठन के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पहले व्यक्ति एकवचन में पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग किया जाता है (I ORDER, PROPOSE, OBLIGATED, DECIDED NECESSARY) .

प्रशासनिक दस्तावेज़ का पहला भाग दस्तावेज़ तैयार करने के आधार या कारण का संकेत दे सकता है। दूसरा भाग प्रबंधक के निर्णय को निर्धारित करता है। यदि दस्तावेज़ की सामग्री को स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो इसके पाठ में केवल प्रशासनिक भाग होता है। ऐसे मामलों में आदेशों का पाठ I ORDER शब्द से शुरू होता है।

प्रशासनिक भाग को पैराग्राफ में विभाजित किया जा सकता है यदि आदेश के निष्पादन में कई निष्पादक और विभिन्न प्रकृति के कार्यों का निष्पादन शामिल है। एक चरित्र या कलाकार की क्रियाओं को एक पैराग्राफ में सूचीबद्ध किया जाता है। क्लॉज जिसमें प्रबंधकीय क्रियाएं शामिल हैं जो एक नियामक प्रकृति की हैं, एक अनिश्चित क्रिया से शुरू होती हैं।

संगठनात्मक दस्तावेज:

चार्टर - संगठनों की गतिविधियों, अन्य संगठनों और नागरिकों के साथ उनके संबंध, राज्य या आर्थिक गतिविधि के क्षेत्र में अधिकारों और दायित्वों को नियंत्रित करने वाले नियमों का एक समूह। चार्टर एक जटिल दस्तावेज है, जिसकी संरचना और सामग्री स्वयं डेवलपर्स द्वारा निर्धारित की जाती है।

एक विनियमन एक कानूनी अधिनियम है जो राज्य के स्वामित्व वाले उद्यमों और संस्थानों की संगठनात्मक गतिविधियों के साथ-साथ उनके संरचनात्मक प्रभागों के लिए बुनियादी नियम स्थापित करता है। नए उद्यम या संस्थान बनाते समय मुख्य रूप से विनियम तैयार किए जाते हैं। ये दस्तावेज़ विशिष्ट और व्यक्तिगत दोनों हो सकते हैं। अलग-अलग संस्थानों, संगठनों, उद्यमों के लिए अलग-अलग नियम विशिष्ट लोगों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। विशिष्ट नियमों को आमतौर पर उच्चतम शासी निकायों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। व्यक्ति - उद्यमों, संगठनों, संस्थानों के प्रबंधक।

नौकरी का विवरण - कर्मचारी की उत्पादन शक्तियों और कर्तव्यों को विनियमित करने वाला एक दस्तावेज। विभाग के प्रमुख द्वारा अपने तत्काल अधीनस्थों के लिए नौकरी का विवरण विकसित किया जाता है। सीधे उसके अधीनस्थ पदों के लिए नौकरी का विवरण संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अन्य पदों के लिए, निर्देशों को संबंधित deputies द्वारा कार्य द्वारा अनुमोदित किया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए नौकरी विवरण की पहली प्रति कार्मिक विभाग में रखी जाती है, दूसरी विभाग के प्रमुख के पास होती है, तीसरी कर्मचारी के पास होती है।

स्टाफिंग टेबल एक दस्तावेज है जो नौकरी के विवरण और उद्यम के कर्मचारियों की संख्या को सुरक्षित करता है, जो पेरोल को दर्शाता है। संरचनात्मक डिवीजनों, पदों, स्टाफ इकाइयों की संख्या, आधिकारिक वेतन, भत्ते और मासिक वेतन के बारे में जानकारी की एक सूची शामिल है। मासिक पेरोल कुल नकद है जो कर्मचारियों को भुगतान के लिए स्टाफिंग टेबल द्वारा प्रदान किया जाता है। स्टाफिंग टेबल को एक एकीकृत फॉर्म नंबर टी -3 पर तैयार किया गया है, जिसे दिनांक 06.04.2001 नंबर 26 पर रूसी संघ की राज्य समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। स्टाफिंग टेबल को मुख्य लेखाकार, वकील, कार्मिक विभाग के प्रमुख या उप प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसके हस्ताक्षर मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

संदर्भ दस्तावेजों:

कार्यवृत्त - एक दस्तावेज जिसमें बैठकों, सत्रों, बैठकों, सम्मेलनों, व्यावसायिक बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने का रिकॉर्ड होता है। प्रोटोकॉल एक कॉलेजियम निकाय या कर्मचारियों के समूह द्वारा संयुक्त निर्णय लेने की गतिविधि को दर्शाता है। प्रोटोकॉल दो प्रकार के होते हैं: पूर्ण और संक्षिप्त। पूर्ण प्रोटोकॉल में बैठक में सभी भाषणों का रिकॉर्ड होता है, एक छोटा - केवल वक्ताओं के नाम और भाषण के विषय का एक संक्षिप्त रिकॉर्ड। बैठक में किस प्रकार के कार्यवृत्त रखने का निर्णय कॉलेजियम निकाय के प्रमुख या संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

ज्ञापन - इस या एक उच्च संस्थान के प्रमुख को संबोधित एक दस्तावेज और उसे वर्तमान स्थिति, घटना या तथ्य के बारे में सूचित करना, किए गए कार्य के बारे में, जिसमें लेखक के निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं। ज्ञापन बाहरी और आंतरिक हो सकता है। एक बाहरी ज्ञापन एक उच्च संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है, एक आंतरिक - एक विभाग या संगठन के प्रमुख को। आंतरिक ज्ञापन कर्मचारी की पहल पर या उसके तत्काल पर्यवेक्षक के निर्देश पर बनाए जाते हैं और इसका उद्देश्य संगठन की दक्षता में सुधार करना है। इसलिए, ज्ञापन के पाठ को स्पष्ट रूप से दो भागों में विभाजित किया गया है: पहला पता लगाना (वर्णनात्मक) है, जहां तथ्यों को बताया गया है या स्थिति का वर्णन किया गया है, और दूसरा, जहां प्रस्ताव और अनुरोध बताए गए हैं। बाहरी ज्ञापन संगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं, आंतरिक - कागज की एक मानक शीट पर।

व्याख्यात्मक नोट - मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट, परियोजना, आदि) के अलग-अलग प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करने वाला या किसी घटना, तथ्य या विलेख के कारणों की व्याख्या करने वाला दस्तावेज़। सामग्री के संदर्भ में व्याख्यात्मक नोट्स को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है। पहले में ऐसे दस्तावेज़ शामिल हैं जो अक्सर मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट) के साथ होते हैं और मुख्य दस्तावेज़ के व्यक्तिगत प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करते हैं। वे संस्था के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं। दूसरे समूह में व्यक्तिगत कर्मचारियों की किसी भी घटना, स्थितियों, कार्यों और व्यवहार के बारे में व्याख्यात्मक नोट होते हैं। ऐसे नोटों का पाठ आश्वस्त करने वाला होना चाहिए, जिसमें अकाट्य साक्ष्य हों।

सेवा पत्र विभिन्न सामग्री के प्रबंधन दस्तावेजों के एक बड़े समूह के लिए एक सामान्यीकृत नाम है, जो संस्थानों, संगठनों और व्यक्तियों के साथ संचार के साधन के रूप में काम करता है, कुछ का संदेश, कुछ की अधिसूचना। सेवा पत्रों का उपयोग प्रबंधन गतिविधियों में उत्पन्न होने वाले कई परिचालन मुद्दों को हल करने के लिए किया जाता है, इसलिए पत्रों के प्रकार की विविधता: अनुरोध, अधिसूचनाएं, निमंत्रण, दावे, परिवर्तन, स्पष्टीकरण, गारंटी, असाइनमेंट, संदेश, स्पष्टीकरण, अनुस्मारक, पुष्टिकरण, सिफारिशें, सुझाव , टिप्पणियां, अनुरोध, आवश्यकताएं, आदि।

अधिनियम - कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज और तथ्यों, घटनाओं, कार्यों की पुष्टि करता है। अधिनियम सामूहिक रूप से तैयार किए जाते हैं (कम से कम दो संकलक)। अक्सर, अधिनियम विशेष रूप से बनाए गए आयोगों द्वारा तैयार किए जाते हैं, जिनमें से संरचना को संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा अनुमोदित किया जाता है। स्थायी आयोगों द्वारा नियमित आधार पर अधिनियम तैयार किए जा सकते हैं। एक अधिनियम को तैयार करने में मुख्य बात यह है कि वास्तविक स्थिति और अधिनियम में उनका सही प्रतिबिंब स्थापित करना है। अधिनियम मसौदा रिकॉर्ड के आधार पर तैयार किया गया है जो एक आयोग या व्यक्तियों के समूह के काम के दौरान बनाए रखा जाता है और इसमें तथ्यात्मक डेटा, मात्रात्मक संकेतक और अन्य जानकारी होती है। इस मुद्दे का गहन अध्ययन करने के बाद, वे एक अधिनियम तैयार करना शुरू करते हैं।

संदर्भ - किसी विशिष्ट मुद्दे पर पाठ और (या) सारणीबद्ध जानकारी वाले दस्तावेज़, मामलों की स्थिति, विशिष्ट संकेतक, कुछ तथ्यों और घटनाओं का विवरण और पुष्टि। प्रमाण पत्र आमतौर पर दो समूहों में विभाजित होते हैं - एक सेवा प्रकृति के तथ्यों और घटनाओं के बारे में जानकारी के साथ और इच्छुक नागरिकों और संस्थानों को जारी किए जाते हैं, जो किसी कानूनी तथ्य को प्रमाणित करते हैं। संगठन की मुख्य (उत्पादन) गतिविधियों को दर्शाने वाले संदर्भ बाहरी और आंतरिक हो सकते हैं। बाहरी प्रमाण पत्र दूसरे को प्रस्तुत करने के लिए तैयार किए जाते हैं, आमतौर पर एक उच्च-स्तरीय संगठन, आंतरिक प्रमाण पत्र संगठन के प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए या एक कॉलेजियम निकाय द्वारा विचार के लिए तैयार किए जाते हैं। बाहरी प्रमाण पत्र संगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं, आंतरिक प्रमाण पत्र - सभी आवश्यक विवरणों के साथ कागज की एक मानक शीट पर।

कार्मिक दस्तावेज:

श्रम अनुबंध - नियोक्ता और कर्मचारी के बीच एक समझौता, जिसके अनुसार नियोक्ता एक निर्दिष्ट श्रम कार्य के लिए कर्मचारी को काम प्रदान करने का वचन देता है, श्रम कानून और श्रम कानून के मानदंडों वाले अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान की जाने वाली काम करने की स्थिति सुनिश्चित करने के लिए। , सामूहिक समझौते, समझौते, स्थानीय नियम और इस समझौते के साथ, कर्मचारी के वेतन का समय पर और पूर्ण भुगतान, और कर्मचारी इस नियोक्ता के लिए लागू आंतरिक श्रम नियमों का पालन करने के लिए, इस समझौते द्वारा परिभाषित कार्य कार्य को व्यक्तिगत रूप से करने का वचन देता है।

आवेदन - रोजगार, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, छुट्टी के अनुरोध के साथ किसी संगठन या अधिकारी को संबोधित एक दस्तावेज।

रोजगार के लिए एक आवेदन हाथ से लिखित किसी भी रूप में तैयार किया जाता है।

एक विशेषता एक संस्था, संगठन, उद्यम के प्रशासन द्वारा अपने कर्मचारी को कई स्थितियों में जारी किया गया एक आधिकारिक दस्तावेज है। विशेषता कर्मचारी की सेवा और सामाजिक गतिविधियों की समीक्षा, उसके व्यवसाय और नैतिक गुणों का आकलन प्रदान करती है। विशेषता के पाठ में, तार्किक रूप से परस्पर जुड़े घटकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है। दस्तावेज़ के नाम के बाद पहला व्यक्तिगत डेटा है, जहां वे नाम, संरक्षक और उपनाम, स्थिति, शैक्षणिक डिग्री और शीर्षक (यदि कोई हो), जन्म का वर्ष, कर्मचारी की शिक्षा का संकेत देते हैं। विशेषता के पाठ का दूसरा भाग श्रम गतिविधि पर डेटा है (विशेषता के बारे में जानकारी, किसी दिए गए उद्यम या संगठन में काम की अवधि, पदोन्नति, पेशेवर कौशल का स्तर, आदि)। तीसरा भाग विशेषता ही है, अर्थात्। एक कर्मचारी के नैतिक, मनोवैज्ञानिक और व्यावसायिक गुणों का आकलन: काम के प्रति उसका दृष्टिकोण, पेशेवर विकास, रोजमर्रा की जिंदगी में व्यवहार।

चौथे और अंतिम भाग में आउटपुट होता है, जो विशेषता के उद्देश्य को इंगित करता है। विशेषता का पाठ तीसरे व्यक्ति से प्रस्तुत किया गया है।

हाल के दशकों में "कार्यालय कार्य" शब्द के समानांतर, प्रबंधन प्रलेखन समर्थन (DOW) शब्द का उपयोग किया गया है। इसकी उपस्थिति कंप्यूटर प्रोग्राम और साहित्य में प्रयुक्त शब्दावली का अनुमान लगाने के लिए प्रबंधन और उनके संगठनात्मक, सॉफ्टवेयर और सूचना समर्थन में कंप्यूटर सिस्टम की शुरूआत से जुड़ी है। वर्तमान में, "कार्यालय कार्य" और "प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण" शब्द समानार्थी हैं और समान गतिविधि को संदर्भित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

दस्तावेज़ीकरण एक दस्तावेज़ बनाने और स्वरूपित करने की प्रक्रिया है। राज्य मानक प्रलेखन को "स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है। प्रलेखन और सूचना वाहक के तरीकों के विकास का अध्ययन वैज्ञानिक अनुशासन - अभिलेख प्रबंधन में लगा हुआ है।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन प्रबंधन तंत्र में दस्तावेजों की आवाजाही, संदर्भ उद्देश्यों और भंडारण के लिए उनके उपयोग को सुनिश्चित करना है। शब्द को राज्य मानक द्वारा "संस्था की वर्तमान गतिविधियों में कार्यप्रवाह, भंडारण और दस्तावेजों के उपयोग के संगठन" के रूप में परिभाषित किया गया है।

संघीय कानून "सूचना, सूचनाकरण और सूचना के संरक्षण पर" में "दस्तावेज़" की अवधारणा की निम्नलिखित परिभाषा शामिल है:

एक दस्तावेज़ एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी है जिसमें विवरण होता है जो इसे पहचानने की अनुमति देता है। "कार्यालय का काम और संग्रह" की शर्तों और परिभाषाओं के लिए राज्य मानक में एक ही परिभाषा दी गई है। "दस्तावेज़" की अवधारणा के अधिक संपूर्ण विवरण के लिए, "अपेक्षित" की अवधारणा का भी खुलासा किया जाना चाहिए। प्रत्येक दस्तावेज़ में इसके कई घटक तत्व होते हैं, जिन्हें विवरण (नाम, लेखक, पता, पाठ, तिथि, हस्ताक्षर, आदि) कहा जाता है।

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। विवरण की संख्या एक दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य, उसके उद्देश्य, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप के लिए आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित की जाती है। कई दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। कई दस्तावेजों के लिए, आवश्यक की संख्या और संरचना विधायी और नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। लेकिन किसी भी मामले में, परिभाषा से निम्नानुसार, एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरण डालकर औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। तभी यह एक दस्तावेज बन जाता है।

दस्तावेज़ विज्ञान में, एक दस्तावेज़ को विशेष सामग्री पर किसी भी सुविधाजनक तरीके से तथ्यों, घटनाओं, वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि को ठीक करने (प्रदर्शित करने) के परिणाम के रूप में माना जाता है।

दस्तावेज, दर्ज की गई जानकारी, जिससे इसका संरक्षण और संचय सुनिश्चित होता है, किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने की संभावना, बार-बार उपयोग, बार-बार और समय पर इसे बार-बार वापस करना। वे मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को प्रभावित करते हैं और पाठ और ग्राफिक, पारंपरिक (हस्तलिखित, टंकित) और मशीन मीडिया, वैज्ञानिक, तकनीकी, व्यक्तिगत और आधिकारिक आदि में विभाजित हैं।

आधिकारिक दस्तावेज कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज हैं, जो निर्धारित तरीके से तैयार और प्रमाणित हैं। उनमें से, आधिकारिक (प्रबंधन) दस्तावेजों द्वारा एक विशेष श्रेणी बनाई जाती है, जो राज्य मानक द्वारा संगठन की वर्तमान गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में निर्धारित की जाती है।

सूचना के वाहक के रूप में, दस्तावेज़ किसी भी संस्था, उद्यम, किसी भी फर्म के आंतरिक संगठन के एक अनिवार्य तत्व के रूप में कार्य करते हैं, जो उनके संरचनात्मक भागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं। वे प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आधार हैं, उनके कार्यान्वयन के प्रमाण के रूप में और सामान्यीकरण और विश्लेषण के स्रोत के साथ-साथ संदर्भ और खोज कार्य के लिए सामग्री के रूप में कार्य करते हैं। प्रबंधन गतिविधियों में, दस्तावेज़ श्रम की वस्तु और श्रम के परिणामस्वरूप दोनों कार्य करता है।

प्रबंधन गतिविधियों के लिए, दस्तावेजों का कानूनी बल अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसका मतलब है कि दस्तावेज़ उनमें निहित जानकारी के वास्तविक प्रमाण के रूप में काम कर सकते हैं। एक आधिकारिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति यह मानती है कि यह उन लोगों के लिए बाध्यकारी है जिन्हें इसे संबोधित किया गया है, या प्रबंधकीय कार्यों (शासी निकायों, उनके संरचनात्मक प्रभागों, सार्वजनिक संगठनों, अधिकारियों और नागरिकों) में प्रतिभागियों के चक्र के लिए जो दस्तावेज़ द्वारा निर्देशित हैं। और अपनी गतिविधियों को उस पर आधारित करें या इससे परहेज करें ...

एक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति है, जो इसे जारी करने वाले प्राधिकारी की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा वर्तमान कानून द्वारा संप्रेषित की जाती है। यह इस परिभाषा से निम्नानुसार है कि दस्तावेज़ जारी करने वाले शासी निकाय या अधिकारियों को यह करना होगा:

इसकी तैयारी में मौजूदा कानून का पालन करें;

केवल उनकी क्षमता की सीमा के भीतर दस्तावेज़ प्रकाशित करना;

एक निश्चित समय पर लागू दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए राष्ट्रीय नियमों का पालन करें।

सबसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरणों में शामिल हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तारीख और पंजीकरण संख्या, हस्ताक्षर, मुहर, अनुमोदन और अनुमोदन टिकट।

प्रबंधन अभ्यास में, दस्तावेजों को उनकी प्रामाणिकता की डिग्री के अनुसार मोटे, रिक्त, मूल, प्रतियों में भेद करने की प्रथा है।

कंप्यूटर से हस्तलिखित, टंकित या मुद्रित एक मसौदा दस्तावेज़, इसकी सामग्री पर लेखक के काम को दर्शाता है। इसमें केवल टेक्स्ट हो सकता है और इसका कोई कानूनी प्रभाव नहीं है।

श्वेत पत्र एक हस्तलिखित या टंकित दस्तावेज़ होता है, जिसका पाठ एक मसौदा दस्तावेज़ से कॉपी किया जाता है या बिना धब्बा और सुधार के लिखा जाता है।

इसकी प्रामाणिकता (लेखक, समय और निर्माण के स्थान के बारे में) की पुष्टि करने वाली जानकारी वाले दस्तावेज़ को प्रामाणिक माना जाता है। आधिकारिक दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ की पहली (या एकल) प्रतिलिपि है जिसमें कानूनी बल है।

किसी दस्तावेज़ की एक प्रति एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ की एक प्रति प्रतिकृति या निःशुल्क हो सकती है। प्रतिकृति प्रतिलिपि पूरी तरह से दस्तावेज़ की सामग्री और इसकी सभी बाहरी विशेषताओं (हस्ताक्षर और मुहर सहित मूल में निहित विवरण) या उनके हिस्से, विशेष रूप से उनके स्थान को पूरी तरह से पुन: पेश करती है। एक मुफ्त कॉपी में दस्तावेज़ के सभी विवरण होते हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं कि इसके फॉर्म को दोहराए।

एक प्रलेखन प्रणाली मूल, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के क्षेत्र, उनके पंजीकरण के लिए समान आवश्यकताओं की विशेषताओं के अनुसार परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक समूह है।

सभी संस्थानों और उद्यमों के लिए सामान्य कार्यात्मक प्रलेखन प्रणालियों के अलावा, क्षेत्रीय प्रणालियाँ भी हैं जिनका उपयोग प्रासंगिक गतिविधियों के दस्तावेजीकरण में किया जाता है और उनकी बारीकियों को दर्शाता है। ये हैं, उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य देखभाल, शिक्षा (सामान्य और विशेष), नोटरी, न्यायिक, आदि के लिए प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन उद्योग और कार्यात्मक प्रणालियों दोनों से निकटता से संबंधित है। एक ओर, यह अन्य प्रणालियों के लिए एक कानूनी आधार प्रदान करता है, और दूसरी ओर, यह नेतृत्व, नियंत्रण, योजना, लेखांकन, रिपोर्टिंग आदि के मुद्दों को दर्शाता है।

प्रलेखन में सुधार के लिए मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है।

मानकीकरण मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "एक नमूना, एक मानक, एक मॉडल, जिसे अन्य समान वस्तुओं के साथ तुलना के लिए प्रारंभिक के रूप में लिया जाता है" के रूप में समझा जाता है। एक मानक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में मानक मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होता है। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को राज्य मानकीकरण निकायों द्वारा समन्वित किया जाता है।

मानकीकरण एक जटिल प्रक्रिया है। इसमें टंकण, एकीकरण, एकत्रीकरण जैसे तत्व शामिल हैं। विशिष्ट पाठ एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं।

एकीकरण का अर्थ है "किसी एक प्रणाली, रूप, एकरूपता में कुछ लाना।" आधिकारिक परिभाषा के अनुसार, एकीकरण उत्पादों, प्रक्रियाओं और सेवाओं की किस्मों की इष्टतम संख्या, उनके मापदंडों और आकारों के मूल्यों का विकल्प है। इसके आधार पर, यह इस प्रकार है कि, सबसे पहले, एकीकरण की प्रक्रिया में, वस्तुओं के प्रारंभिक सेट (उदाहरण के लिए, प्रपत्र या दस्तावेजों के प्रकार, उनके संकेतक और विवरण) के तत्वों की तर्कसंगत कमी की जानी चाहिए। और दूसरी बात, एकीकरण आवश्यक रूप से दस्तावेज़ीकरण सहित गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में इष्टतम (कुछ लंबे समय के लिए) एकरूपता की स्थापना की ओर जाता है। विभिन्न क्षेत्रों और प्रबंधन निकायों में उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन दस्तावेजों को एक समान तरीके से तैयार किया जाना चाहिए। यह आपको देश के लिए कार्यालय के काम की एकल प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करने की अनुमति देता है, उनके त्वरित प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कार्यालय कर्मियों के दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करता है, बल्कि प्रबंधन तंत्र के सभी कर्मचारियों के लिए भी - से सामान्य कर्मचारियों के लिए प्रबंधकों। इस प्रकार, एकीकरण आपको दस्तावेजों के निर्माण को सुव्यवस्थित करने और इस तरह वर्कफ़्लो की मात्रा को कम करने की अनुमति देता है।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूएसडी) एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली है, जिसमें गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र का समन्वय करते हैं। वे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी मंजूरी देते हैं। इस प्रकार, वित्त मंत्रालय लेखांकन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय चिकित्सा दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, सांख्यिकी पर रूसी संघ की राज्य समिति प्राथमिक लेखांकन और सांख्यिकीय दस्तावेज के रूपों के लिए जिम्मेदार है, और संघीय रूसी संघ के अभिलेखागार संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली के लिए जिम्मेदार हैं।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। उनकी अधीनता और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

साथ ही, दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित और सरल बनाने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय प्रणाली शुरू की जा रही है। एक कार्यालय प्रणाली एक सॉफ्टवेयर वातावरण है जो सूचना के प्रसंस्करण, भंडारण और संचारण के लिए इलेक्ट्रॉनिक विधियों के संयुक्त, समन्वित उपयोग पर केंद्रित है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए नवीनतम तकनीकों का उपयोग करके सूचना प्रवाह को इष्टतम न्यूनतम तक कम कर देता है, जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और स्थानांतरित करने की लागत को सरल और कम करता है।

मामलों के भंडारण की शर्तों का निर्धारण। मूल्यवान दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए भंडारण अवधि स्थापित की जाती है। भंडारण अवधि दस्तावेजों को मामलों में समूहित करने के लिए एक महत्वपूर्ण आधार है, क्योंकि स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज, 10 साल तक की भंडारण अवधि और 10 साल से अधिक एक फाइल में फिट नहीं हो सकते हैं।

भंडारण अवधि को संगठन के प्रमुख विशेषज्ञों द्वारा भंडारण अवधि या विशेषज्ञ सलाह को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची के अनुसार स्थापित किया जाता है।

दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि - स्थायी या अस्थायी (एक, तीन, पांच, दस, 15 वर्ष, आदि) - दस्तावेजों के महत्व के आधार पर निर्धारित की जाती है। यदि फ़ाइल में अलग-अलग मूल्य के अस्थायी भंडारण के दस्तावेज हैं और इसलिए, विभिन्न भंडारण अवधि के साथ, संपूर्ण फ़ाइल के लिए भंडारण अवधि सबसे मूल्यवान दस्तावेजों के लिए स्थापित की जाती है, अर्थात। अधिक। उदाहरण के लिए, यदि फ़ाइल में एक वर्ष, तीन वर्ष और पाँच वर्ष की संग्रहण अवधि वाले दस्तावेज़ हैं, तो संपूर्ण फ़ाइल पाँच वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती है।

भंडारण अवधि की गणना मामले के अंत के वर्ष के बाद के वर्ष के 1 जनवरी से की जाती है। उदाहरण के लिए, शेल्फ लाइफ: 1998 में कार्यालय के काम से पूरा किया गया मामला 1 जनवरी 1999 से गणना की जाती है।

स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के सभी मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। मामलों का स्थानांतरण केवल आविष्कारों के अनुसार किया जाता है और संग्रह के प्रमुख द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ सहमत होता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होता है। मामलों के साथ, कार्यालय की कार्यालय सेवा के पंजीकरण और नियंत्रण फ़ाइलों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। प्रत्येक फ़ाइल का शीर्षक सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

संगठन के संग्रह में अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामले, एक नियम के रूप में, स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं।