आप कई प्रकार के व्यय रिपोर्ट दस्तावेजों का उपयोग करके 1सी-ईआरपी सॉफ्टवेयर में जवाबदेह व्यक्तियों के साथ खर्चों को प्रतिबिंबित कर सकते हैं। यह सब उपयोग किए गए अग्रिम के उद्देश्य पर निर्भर करता है। हम आपको बताएंगे कि 1सी में प्रगति को कैसे दर्शाया जाए।

1सी कार्यक्रम में अग्रिम रिपोर्ट वाले अनुभाग तक कैसे पहुंचें

जब आप "उन्नत रिपोर्ट" टैब में "बनाएं" बटन पर क्लिक करते हैं, तो हमें चुनने के लिए तीन विकल्प मिलते हैं:

• आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट;
• अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति;
• अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से मौद्रिक दस्तावेजों की प्राप्ति।

आइए प्रत्येक दस्तावेज़ के उद्देश्य और निष्पादन पर अलग से नज़र डालें।

आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट

यात्रा व्यय रिकॉर्ड करने के लिए कंपनियां अक्सर इस दस्तावेज़ का उपयोग करती हैं। जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए कार्य और सेवाओं को प्रतिबिंबित करना भी संभव है। बैलेंस शीट खाते 20, 23, 25, 26, 28, 44 और अन्य के साथ पत्राचार में व्यय के रूप में कार्य और सेवाओं की लागत को लिखते समय दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।

इसके अलावा, इस प्रकार की अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग प्रशासनिक और आर्थिक जरूरतों के लिए इन्वेंट्री आइटम खरीदते समय किया जाता है, जिसमें वैट शामिल होता है (निम्नलिखित पैराग्राफ में इस पर अधिक जानकारी)।

दस्तावेज़ में चार टैब हैं. रिपोर्ट भरना पहले टैब - "बेसिक" से शुरू होता है। निम्नलिखित विवरण यहां दर्शाए गए हैं: संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम, प्रभाग। इसके अलावा टैब में आप दस्तावेज़ की मुद्रा का चयन कर सकते हैं और एक टिप्पणी लिख सकते हैं।

एडवांस रिपोर्ट कैसे चेक करें

सर्गेई रज़गुलिन उत्तर देते हैं,

रूसी संघ के वास्तविक राज्य पार्षद, तृतीय श्रेणी

“जब आप कोई अग्रिम रिपोर्ट प्राप्त करते हैं, तो उसमें एक रसीद (रिपोर्ट का एक अलग किया जाने वाला हिस्सा) भरें और कर्मचारी को दें। यह पुष्टि करने के लिए आवश्यक है कि रिपोर्ट सत्यापन के लिए स्वीकार कर ली गई है। और जाँच इस प्रकार है.

सबसे पहले, पैसे के लक्षित खर्च पर नियंत्रण रखें। ऐसा करने के लिए, उन उद्देश्यों को देखें जिनके लिए कर्मचारी को संगठन से धन प्राप्त हुआ। ये डेटा इसमें दर्शाया गया है..."

मान लीजिए कि यात्रा व्यय 8,900 रूबल था। इस राशि में दैनिक भत्ता - 2100 रूबल, रेलवे टिकट - 2400 रूबल, शामिल है। वैट 33.25 रूबल, और होटल आवास - 4400 रूबल। लेखाकार नीचे दिए गए चित्र के अनुसार व्यय रिपोर्ट भरेगा

हम वैट आवंटित करने की विधि पर ध्यान देते हैं: चूंकि वैट केवल आंशिक रूप से टिकट की कीमत (218 * 18/118 = 33.25 रूबल) में शामिल था, इसलिए हमने टिकट को दो पंक्तियों में विभाजित किया - वैट के बिना राशि और वैट के साथ राशि।

तीसरा टैब "आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान" है। आइए अभी इसे अनदेखा करें। इसका उपयोग तब किया जाता है जब कोई जवाबदेह व्यक्ति भौतिक संपत्ति अर्जित करता है।

"प्रिंटिंग के लिए" टैब में, मुद्रित फॉर्म एओ-1 में विज़ुअलाइज़ेशन के लिए आवश्यक विवरण भरें।

सभी टैब भरने के बाद, अग्रिम रिपोर्ट संसाधित की जाती है और एक मुद्रित प्रपत्र प्रदर्शित किया जाता है।

निचले बाएँ कोने में एक लिंक है "खरीदारी बहीखाता प्रविष्टि बनाएँ।" इसका उपयोग खरीद पुस्तक में प्रविष्टि बनाने और वैट काटने के लिए किया जाता है। जब क्लिक किया जाता है, तो एक विंडो क्रय पुस्तिका ("मूल्य" टैब) और हमारी अग्रिम रिपोर्ट ("भुगतान दस्तावेज़" टैब) के लिंक के निर्माण के लिए भरे हुए डेटा के साथ पॉप अप होती है।

"अतिरिक्त" टैब में, टिकट संख्या और तारीख, साथ ही लेनदेन प्रकार कोड और अग्रिम रिपोर्ट की तारीख इंगित करें।

अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति

इस दस्तावेज़ का उपयोग इन्वेंट्री आइटम की खरीद के लिए एकाउंटेंट के खर्चों को प्रतिबिंबित करने के लिए किया जाता है। लेकिन केवल तभी जब रसीद में वैट शामिल न हो।

1सी-ईआरपी में अग्रिम रिपोर्ट कैसी दिखती है - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति

खर्चों और भुगतानों पर अग्रिम रिपोर्ट के अनुरूप, आपूर्तिकर्ता को संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम और मुद्रा भरनी होगी। लेकिन यहां उस गोदाम को इंगित करना भी आवश्यक है जिसमें जवाबदेह व्यक्ति से प्राप्त माल और सामग्री को पूंजीकृत करने की आवश्यकता है।

"उत्पाद" टैब में, जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए सभी सामान तदनुसार सूचीबद्ध होते हैं। यह उत्पाद की प्रति इकाई मात्रा और कीमत को दर्शाते हुए "जोड़ें" बटन के माध्यम से किया जाता है।

"अतिरिक्त" टैब में, हम माल और सामग्री की प्राप्ति और एओ-1 की छपाई को दर्शाने के लिए सभी आवश्यक विवरण दर्शाते हैं।

विचाराधीन व्यय रिपोर्ट की एक महत्वपूर्ण विशेषता व्यावसायिक लेनदेन का प्रकार है - "एक जवाबदेह इकाई के माध्यम से खरीदारी।" जब यह विशेषता बदली जाती है, तो दस्तावेज़ का अर्थ बदल जाता है।

आप "प्रिंट" बटन का उपयोग करके एओ-1 फॉर्म भी प्रिंट कर सकते हैं।

वैट के साथ प्रशासनिक और आर्थिक जरूरतों के लिए अग्रिम रिपोर्ट

इन्वेंट्री आइटम की प्राप्ति को दर्शाने के पिछले संस्करण में, वैट स्वीकार करना संभव नहीं है। इसलिए, जब कोई जवाबदेह व्यक्ति आवंटित वैट और जारी चालान और डिलीवरी नोट के साथ सामान खरीदता है, तो आप निम्नलिखित विधि का उपयोग कर सकते हैं। "वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति" दस्तावेज़ बनाते समय, हम व्यावसायिक लेनदेन का प्रकार स्थापित करते हैं - एक आपूर्तिकर्ता से खरीदारी।

इस मामले में, दस्तावेज़ को सामान्य रसीद के सिद्धांत के अनुसार पूरा किया जाना चाहिए। यहां आप भरने के लिए नए विवरण देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, "कराधान", जहां हम "खरीदारी वैट के अधीन है" का चयन करते हैं।

"बेसिक" टैब में, अब आपको आपूर्तिकर्ता, अनुबंध, गोदाम और मुद्रा निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, और "सामान" में आपको खरीदी गई इन्वेंट्री आइटम, मात्रा, इकाई मूल्य और वैट दर दर्ज करने की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ भरने के बाद, दस्तावेज़ संसाधित किया जाता है और उसके आधार पर एक चालान दर्ज किया जाता है (निचले बाएँ कोने में लिंक "एक चालान पंजीकृत करें")। प्रोग्राम स्वयं पोस्टिंग उत्पन्न करता है:

• डेबिट 10 क्रेडिट 60
• डेबिट 19 क्रेडिट 60

यह दस्तावेज़ अब अग्रिम रिपोर्ट जर्नल में नहीं, बल्कि "खरीदारी" अनुभाग में रसीद जर्नल में होगा।

अगला कदम "आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट" दस्तावेज़ तैयार करना होगा, जिसके बारे में हम पहले ही ऊपर चर्चा कर चुके हैं। "बेसिक" टैब में, हम संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम और विभाग भी भरते हैं।

फिर "आपूर्तिकर्ता को भुगतान" टैब पर जाएं। यहां, "शेष राशि द्वारा चयन करें" बटन पर क्लिक करें और वांछित प्रतिपक्ष द्वारा फ़िल्टर सेट करें। वस्तुओं और सेवाओं की चयनित प्राप्तियों में से, अपनी आवश्यकता का चयन करें और इसे "दस्तावेज़ में ले जाएँ" बटन का उपयोग करके व्यय रिपोर्ट में जोड़ें।

• डेबिट 60 क्रेडिट 71

इन सरल चरणों के साथ, हमने कर्मचारी की वित्तीय रिपोर्ट को पूंजीकृत किया, प्राप्त वैट को ध्यान में रखा और खाता 71 पर ऋण को बंद कर दिया।

मौद्रिक दस्तावेजों की खरीद के लिए अग्रिम रिपोर्ट

तीसरे प्रकार की अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग खरीदे गए मौद्रिक दस्तावेजों को दर्शाने के लिए किया जाता है, जिसमें ट्रेन टिकट, एयरलाइन टिकट, उपहार प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। इसे उसी तरह भरा जाता है जैसे जवाबदेह व्यक्ति से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति के लिए भरा जाता है।

"नकद दस्तावेज़" टैब उन सभी दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है जो अकाउंटेंट ने खरीदे हैं, साथ ही उनकी मात्रा और लागत भी।

"उन्नत" टैब में आपको मुद्रण के लिए जानकारी भी भरनी होगी।

फिर "प्रिंट" बटन पर क्लिक करें और व्यय रिपोर्ट का मुद्रित प्रपत्र प्राप्त करें। इसमें, स्कोर 71, स्कोर 50 के अनुरूप होगा।

यदि आवश्यक हो, तो कुछ कर्मचारियों को उद्यम के मनोरंजन या व्यावसायिक खर्चों के लिए धन दिया जा सकता है। उन्हें जवाबदेह व्यक्तियों के संबंध में प्रबंधक के आदेश के आधार पर धन प्राप्त करने का अधिकार है, यदि उनका पूरा नाम हो। और स्थिति उन लोगों की सूची में इंगित की गई है जिनके पास यह अवसर है।

दस्तावेज़ प्रपत्र

किसी कर्मचारी को अग्रिम रूप से दिए गए धन के व्यय की पुष्टि प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ - एक अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग करके की जाती है। फॉर्म एक एकीकृत फॉर्म नंबर एओ-1 है, जिसका एक हिस्सा कर्मचारी द्वारा भरा जाता है, दूसरा अकाउंटेंट द्वारा।

अग्रिम रिपोर्ट के अनुसार जवाबदेह रकम की वापसी

जवाबदेह व्यक्ति द्वारा अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की कुछ समय सीमाएँ होती हैं, जिसके भीतर कर्मचारी खर्च किए गए धन पर रिपोर्ट करने के लिए बाध्य होता है।

धन प्राप्त करने के बाद, जवाबदेह व्यक्ति उस समाप्ति तिथि के बाद तीन कार्य दिवसों से अधिक की अवधि के भीतर, जिसके लिए खाते में धन जारी किया गया था, या काम पर लौटने की तारीख से, संलग्न सहायक दस्तावेजों के साथ एक अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए बाध्य है। (निर्देश संख्या 3210-यू का खंड 6.3)।

यदि कर्मचारी ने पूरी तरह से धनराशि खर्च नहीं की है, तो खर्च किए गए हिस्से के लिए एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जाती है, जिसमें अव्ययित धन की राशि का संकेत दिया जाता है - यह अग्रिम रिपोर्ट के अनुसार जवाबदेह राशि की वापसी है।

किसी कर्मचारी के लिए पहले अपना पैसा खर्च करना, फिर दस्तावेज़ लाना और रिफंड प्राप्त करना भी असामान्य नहीं है। इस मामले में, उसे किए गए खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए एक आवेदन के साथ लेखा विभाग से संपर्क करना होगा। लेखाकार अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग करके ऐसी गणना भी करता है। इसलिए, इस स्थिति को अग्रिम रिपोर्ट के अनुसार अग्रिम राशि की वापसी के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

यदि कर्मचारी ने कोई भी खर्च नहीं किया है, तो वह जवाबदेह राशि कैशियर को लौटा देता है और अग्रिम रिपोर्ट तैयार नहीं करता है।

यह याद रखना चाहिए: यदि जवाबदेह व्यक्ति द्वारा अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा पूरी नहीं की गई, तो इसे नकद अनुशासन का उल्लंघन माना जाता है (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 15.1)।

भरने की प्रक्रिया

आइए अब दस्तावेज़ को भरने की प्रक्रिया पर करीब से नज़र डालें।

कर्मचारी द्वारा भरा गया

सामने की ओर।

तो, फॉर्म नंबर AO-1 के सामने की तरफ, कर्मचारी को यह करना होगा:

कंपनी का नाम और ओकेपीओ कोड बताएं।

2. दस्तावेज़ संकलित होने की तारीख दर्ज करें और एक नंबर निर्दिष्ट करें।

3. "राशि में रिपोर्ट" कॉलम में हम वह राशि दर्ज करते हैं जो कर्मचारी ने उद्यम की घरेलू जरूरतों पर खर्च की है। उदाहरण के लिए, उसे पाँच हज़ार रूबल दिए गए, लेकिन उसने चार हज़ार खर्च कर दिए। इसलिए, इस कॉलम में वह चार हजार का संकेत देते हैं।

4. हम संरचनात्मक इकाई का नाम और कोड दर्शाते हैं।

5. इसके बाद अपना पूरा नाम बताएं. जवाबदेह व्यक्ति, उसकी कार्मिक संख्या और पेशा (स्थिति)।

6. अग्रिम का उद्देश्य दर्ज करें।

7. फॉर्म के सामने स्थित तालिका के बाईं ओर, कंपनी के कैश डेस्क (या बैंक कार्ड) से प्राप्त राशि का संकेत दें। यदि आवश्यक हो, तो विदेशी मुद्रा में जारी धन की राशि इंगित करें।

8. हम प्राप्त धनराशि की कुल राशि दर्शाते हैं।

9. हम उद्यम की व्यावसायिक आवश्यकताओं पर खर्च की गई राशि का संकेत देते हैं।

10. शेष राशि का संकेत दें.

विपरीत पक्ष।

11. फॉर्म के पीछे, कॉलम 1-6 में, कर्मचारी को कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेजों (बिक्री रसीदें, नकद रसीदें, आदि) को सूचीबद्ध करना होगा, जिसमें खर्च की गई राशि का संकेत होगा। दस्तावेज़ों को व्यय रिपोर्ट में सूचीबद्ध क्रम के अनुसार क्रमांकित किया जाना चाहिए।

अब कर्मचारी को उपयुक्त कॉलम में कौन सी जानकारी दर्ज करनी चाहिए:

• 1 - खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ को निर्दिष्ट भुगतान संख्या;
• 2 - चेक की तारीख;
• 3 - चेक नंबर;
• 4 - खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ का नाम;
• 5 - रूबल में किए गए खर्च की राशि यहां दर्ज की गई है;
• 6 - यदि आवश्यक हो तो भरा जाए। यह विदेशी मुद्रा में किए गए व्यय की राशि को इंगित करता है;
• "कुल" रेखा खर्चों की कुल राशि दर्शाती है।

12. कर्मचारी द्वारा आवश्यक फ़ील्ड भरने के बाद, उसे प्रतिलेख के साथ फॉर्म पर अपना हस्ताक्षर करना होगा। इसके बाद, आपको दस्तावेज़ को लेखा विभाग में जमा करना होगा। अकाउंटेंट जाँच करेगा कि फॉर्म सही ढंग से भरा गया है।

एक एकाउंटेंट द्वारा भरा गया

सामने की ओर।

13. फॉर्म प्राप्त करने के बाद अकाउंटेंट को यह सुनिश्चित करना होगा कि यह सही ढंग से भरा गया है। यदि कोई त्रुटि नहीं पाई जाती है, तो लेखाकार "रिपोर्ट सत्यापित" कॉलम में इस बारे में एक नोट बनाता है और उस पर हस्ताक्षर करता है।

इसके बाद अकाउंटेंट फॉर्म को आगे भरने के लिए आगे बढ़ता है।

15. अकाउंटेंट फॉर्म के अलग किए जा सकने वाले हिस्से को भरता है, उस पर हस्ताक्षर करता है और कर्मचारी को देता है

विपरीत पक्ष।

16. लेखाकार कॉलम 7 और 8 में जानकारी दर्ज करता है। लेखांकन के लिए स्वीकृत व्यय की मात्राएँ यहाँ दर्शाई गई हैं। कॉलम 9 लेखांकन खातों की संख्या को इंगित करता है जिनमें व्यय की राशि डेबिट की जाती है। कर्मचारी और लेखाकार द्वारा बताई गई राशि समान होनी चाहिए।

इसके बाद अकाउंटेंट व्यय रिपोर्ट का अगला भाग भरता है।

सामने की ओर।

17. दाहिनी तालिका में सामने की ओर, लेखाकार निम्नलिखित जानकारी दर्ज करता है:

• पिछले अग्रिम का शेष या अधिक खर्च;
• उद्यम के कैश डेस्क से प्राप्त अग्रिम राशि;
• खर्च की गई धनराशि;
• अग्रिम राशि का शेष या अधिक व्यय;
• लेखांकन प्रविष्टि - जानकारी कॉलम 9 में डेटा से ली गई है, जो पीछे की तरफ है।

19. निदेशक दस्तावेज़ को मंजूरी देता है और उसे लेखा विभाग को लौटा देता है। उसके बाद, इसे कंपनी के लेखा विभाग में 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है। इस अवधि के बाद यह नष्ट हो जाता है।

आप हमारी वेबसाइट पर नमूना डाउनलोड कर सकते हैं।

अक्सर, किसी संगठन की आर्थिक गतिविधियों में, कंपनी के कर्मचारियों को रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए नकद और गैर-नकद धन (मौद्रिक दस्तावेज़ भी) दिए जाते हैं। जिनका उपयोग बाद में उद्यम की व्यावसायिक आवश्यकताओं के भुगतान, यात्रा टिकट खरीदने और व्यावसायिक यात्राओं के दौरान होटल सेवाओं के भुगतान के लिए किया जाता है। वह सूची जहां जवाबदेह धनराशि का उपयोग किया जा सकता है, बहुत बड़ी है; इसे किसी के द्वारा विनियमित नहीं किया जाता है। आइये इस लेख में इस विषय पर नजर डालते हैं कि और कहाँ स्थित है।

1सी कार्यक्रम में अग्रिम रिपोर्ट कैसे खोजें

अग्रिम रिपोर्ट ढूंढने के लिए, आपको "1सी: अकाउंटिंग" प्रोग्राम संस्करण 8 टैक्सी इंटरफ़ेस के मुख्य मेनू में "बैंक और कैश डेस्क" अनुभाग का चयन करना होगा, फिर "कैश डेस्क" ब्लॉक में "एडवांस रिपोर्ट" स्थिति ढूंढें . इन चरणों के बाद, आपको "उन्नत रिपोर्ट" पत्रिका पर ले जाया जाएगा। इसके बाद, "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें।

स्क्रीन पर एक अग्रिम रिपोर्ट दिखाई देती है, जिसे उद्यम के लेखा विभाग को प्रस्तुत किए गए और अग्रिम रिपोर्ट से जुड़े प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर भरना होगा।

1सी कार्यक्रम में अग्रिम रिपोर्ट भरना

दस्तावेज़ शीर्षलेख में निम्नलिखित फ़ील्ड भरे गए हैं:

• की तारीख;
• संख्या;
• संगठन;
• जवाबदेह व्यक्ति संगठन का कर्मचारी या पावर ऑफ अटॉर्नी के तहत कार्य करने वाला व्यक्ति हो सकता है;
• यदि सामान और भौतिक संपत्ति खरीदी जाती है, तो एक गोदाम का चयन किया जाता है, जिसे बाद में वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति को गोदाम में सौंप दिया जाता है।

दस्तावेज़, सारणीबद्ध भाग में, कई टैब हैं; वे व्यय रिपोर्ट से जुड़े दस्तावेज़ों और रिपोर्टिंग व्यक्ति द्वारा प्राप्त धनराशि के आधार पर भरे जाते हैं:

• अग्रिम;
• चीज़ें;
• वापसी योग्य पैकेजिंग;
• भुगतान;
• अन्य।

जब जवाबदेह व्यक्ति अग्रिम प्राप्त करता है तो दस्तावेज़ के सारणीबद्ध भाग में पहला टैब स्वचालित रूप से भरने के लिए, इसके आधार पर एक अग्रिम रिपोर्ट बनाना आवश्यक है। ऐसा तब हो सकता है जब आप दो पदों के आधार पर बनाएं का चयन करते हैं, जिनमें से एक है "नकद निकासी", दूसरा है "चालू खाते से राइट-ऑफ़"।

पहले टैब पर, रिपोर्ट में मौद्रिक दस्तावेज़ जारी करते समय एक पद भी भरा जाता है; यह, उदाहरण के लिए, किसी संगठन द्वारा खरीदा गया यात्रा टिकट हो सकता है।

आप डेटाबेस में दर्ज लेनदेन के आधार पर एक अग्रिम रिपोर्ट नहीं बना सकते हैं, लेकिन "जोड़ें" बटन पर क्लिक करके उप-रिपोर्ट के लिए अग्रिम प्राप्त होने पर मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ का चयन कर सकते हैं। इन चरणों के बाद, पहले टैब "एडवांस" के सारणीबद्ध भाग में फ़ील्ड सक्रिय हो जाती है।

जवाबदेह राशि से नकद में सामान खरीदते समय, आपको दूसरा टैब भरना होगा, जिसे "माल" कहा जाता है।

इस मामले में, दस्तावेज़ के सारणीबद्ध भाग में, आपको निम्नलिखित डेटा दर्ज करना होगा:

• व्यय दस्तावेज़;
• उत्पाद श्रेणी का चयन निर्देशिका से किया जाता है;

सावधान रहें, यदि यह उत्पाद "नामकरण" निर्देशिका में नहीं है, तो आपको पहले इसके लिए एक कार्ड भरना होगा, जिसमें नाम, माप की इकाई और अन्य विवरण इंगित होंगे।

• मात्रा;
• कीमत;
• वैट दर;
• आपूर्तिकर्ता का नाम, "प्रतिपक्ष" निर्देशिका से लिया गया;
• चालान विवरण;
• लागत खाते और वैट खाता।

राशि और कुल स्वचालित रूप से भरा जाएगा।

जवाबदेह निधि से समकक्षों को वस्तुओं या सेवाओं का भुगतान करते समय, व्यय रिपोर्ट में चौथा टैब भरा जाता है, जिसे "भुगतान" कहा जाता है। जब आप इसे क्लिक करते हैं, तो एक सारणीबद्ध अनुभाग खुलता है जिसमें आपको निम्नलिखित डेटा भरना होता है:

• व्यय दस्तावेज़ दस्तावेज़ का नाम है;
• प्रतिपक्ष और समझौता;
• ऑपरेशन की सामग्री संदर्भ पुस्तक के संदर्भ के बिना, मैन्युअल रूप से भरी जाती है।

जिन निपटान खातों में लागत की राशि आवंटित की जाएगी, वे स्वचालित रूप से दर्ज किए जाते हैं, यह खाता 60 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों" है, लेकिन इस खाते को निर्देशिका "" का संदर्भ देकर बदला जा सकता है।

पाँचवाँ टैब, "अन्य", न केवल किसी कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा से संबंधित दस्तावेज़ प्रदान करने के मामलों में भरा जाता है, बल्कि उद्यम की व्यावसायिक आवश्यकताओं और अन्य खर्चों के भुगतान के लिए भी भरा जाता है।

अन्य टैब की तरह ही, भरें:

• दस्तावेज़ (व्यय);
• नामपद्धति;
• वैट राशि;
• कुल स्वचालित रूप से भर जाता है;
• प्रदाता;
• संकेतक "चालान" कॉलम में सेट किया गया है कि कोई चालान है या नहीं;
• संकेतक "बीएसओ" कॉलम में सेट किया गया है कि यह एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म है या नहीं;
• चालान विवरण भरें;
• लेखांकन (लेखा) के लिए लागत खाता खातों के चार्ट से चुना जाता है, और लागत उप-खाता भी निर्देशिका से चुना जाता है;
• एनयू (कर लेखांकन) के लिए व्यय खाता कर लेखांकन के लिए खातों के चार्ट से चुना जाता है, और व्यय का उप-खाता भी निर्देशिका से चुना जाता है;
• वैट खाता चुनें.

जवाबदेह राशियों के लिए सटीक नियंत्रण की आवश्यकता होती है। इसी उद्देश्य के लिए अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग किया जाता है।

इसकी मदद से, लेखांकन धन खर्च करने के उद्देश्यों और उनके दस्तावेजी साक्ष्यों के साथ-साथ शेष राशि या अधिक खर्च की उपस्थिति और जवाबदेह व्यक्ति के साथ आगे के निपटान की प्रकृति को स्थापित करता है।

यह क्या है और इस दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है?

एक अग्रिम रिपोर्ट (बाद में पाठ में - एओ), सबसे पहले, एक प्राथमिक दस्तावेज है जिसमें जवाबदेह व्यक्ति उसे जारी किए गए धन के खर्च के निर्देशों को दर्शाता है और दस्तावेजों के साथ इन खर्चों की पुष्टि करता है।

इस दस्तावेज़ में भी झलक रहा हैबहुत सी अन्य जानकारी, विशेष रूप से:

और इन सभी लक्ष्यों की प्राप्ति अग्रिम रिपोर्ट की सक्षम एवं समय पर तैयारी से ही संभव है।

डिज़ाइन नियम

अग्रिम रिपोर्ट या तो हाथ से कागज पर तैयार की जा सकती है या सॉफ्टवेयर का उपयोग करके कागज पर मुद्रित की जा सकती है, या इलेक्ट्रॉनिक रूप में।

लेकिन यह अधिक जटिल विकल्प है क्योंकि:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के पंजीकरण के लिए डेटाबेस तक कई व्यक्तियों की पहुंच की आवश्यकता होगी;
• ऐसे दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए, सभी पक्षों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की भी आवश्यकता होती है, क्योंकि जेएससी को एक साथ कई व्यक्तियों को बायपास करना पड़ता है - मुख्य लेखाकार या लेखाकार, प्रबंधक और कैशियर।

एओ भरना होगा जवाबदेह व्यक्तिएक प्रति में. यह सीधे तौर पर 11 मार्च 2014 के बैंक ऑफ रूस के निर्देश में कहा गया है। संख्या 3210-यू: कंपनी के हित में नकद खर्च करने वाले व्यक्ति को निर्दिष्ट व्यक्ति द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेजों के सत्यापन के लिए एकाउंटेंट या मुख्य लेखाकार को एक अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी।

लेकिन जवाबदेह व्यक्ति दस्तावेज़ का केवल अपना हिस्सा ही भरता है। और लेखा विभाग, व्यय रिपोर्ट की जांच करने के बाद, अपना हिस्सा रखता है, जहां प्रविष्टियां दर्ज करना आवश्यक है, लेखांकन के लिए खर्चों की स्वीकृति के संबंध में निर्णय का संकेत देना आदि। हालाँकि, व्यवहार में, व्यय रिपोर्ट लेखा विभाग द्वारा तैयार की जाती है और यह उल्लंघन नहीं है - आखिरकार, दस्तावेज़ स्वयं प्रस्तुत किया जाता है, इसमें खर्चों की पुष्टि दस्तावेजों द्वारा की जाती है, हस्ताक्षर होते हैं और रिपोर्ट अनुमोदित होती है।

इस तथ्य के बावजूद कि निर्देश संख्या 3210-यू यह स्थापित नहीं करता है कि व्यय रिपोर्ट का सटीक रूप क्या होना चाहिए, व्यवहार में यह सुझाव दिया गया है इसके दो संस्करण:

• लेखांकन संख्या 402-एफजेड पर कानून के आधार पर उद्यम का स्वयं का विकास;
• एक एकीकृत प्रपत्र, जो अब अनिवार्य नहीं है, रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा 01.08.01 के संकल्प संख्या 55 में अनुमोदित है। हालाँकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इस संकल्प में कहा गया है: जेएससी धन के लेखांकन के लिए एक दस्तावेज है। इसका मतलब यह है कि, काफी हद तक, अग्रिम रिपोर्ट एक नकद दस्तावेज़ है, लेखांकन दस्तावेज़ नहीं। और इसे स्वयं विकसित करने के बजाय तैयार फॉर्म का उपयोग करना अधिक समीचीन और आसान होगा।

जेएससी प्रदान किया जाना चाहिएएक जवाबदेह व्यक्ति द्वारा उस अवधि की समाप्ति से 3 कार्य दिवसों के भीतर (और अब नहीं) जिसके लिए उसे आवेदन पर धनराशि जारी की गई थी, या उसके काम पर लौटने की तारीख से। रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा आमतौर पर उद्यम की लेखा नीति में अनुमोदित होती है। और कंपनी की लेखा नीति में अनुमोदित रिपोर्ट का खंडन किए बिना, एक विशिष्ट रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा तब निर्धारित की जाती है जब उद्यम का प्रमुख रिपोर्ट के लिए धन जारी करने के लिए एक आवेदन पर हस्ताक्षर करता है। यह दस्तावेज़ उस अवधि को इंगित करता है जिसके लिए ये धनराशि जारी की जाती है।

संयुक्त स्टॉक कंपनी को या तो लेखा विभाग या उद्यम के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है।

सब्सक्राइबकई व्यक्तियों द्वारा दस्तावेज़:

• जवाबदेह व्यक्ति - दस्तावेज़ बनाते और जमा करते समय;
• लेखाकार या मुख्य लेखाकार - दस्तावेज़ की स्वीकृति पर और उसकी जाँच के बाद;
• प्रबंधक द्वारा - लेखा विभाग द्वारा सत्यापन के बाद;
• एक अकाउंटेंट या कैशियर - शेष राशि प्राप्त होने या जवाबदेह राशियों के अधिक व्यय जारी होने पर। रिपोर्टिंग के लिए नई राशियाँ जारी करना तभी संभव है जब पहले जारी की गई राशियों पर ऋण पूरी तरह से चुकाया गया हो।

जैसे ही व्यय रिपोर्ट सत्यापित हो जाती है, इसे लेखांकन के लिए स्वीकार कर लिया जाता है। यह दस्तावेज़ आमतौर पर लेखा विभाग में कम से कम 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट क्या है और इसे 1C8.2 का उपयोग करके भरने के नियम निम्नलिखित वीडियो में वर्णित हैं:

यदि आपने अभी तक किसी संस्था का पंजीकरण नहीं कराया है तो सबसे आसान उपाययह ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके किया जा सकता है जो आपको सभी आवश्यक दस्तावेज़ निःशुल्क तैयार करने में मदद करेगी: यदि आपके पास पहले से ही एक संगठन है और आप लेखांकन और रिपोर्टिंग को सरल और स्वचालित करने के बारे में सोच रहे हैं, तो निम्नलिखित ऑनलाइन सेवाएं बचाव में आएंगी और आपके उद्यम में एक अकाउंटेंट को पूरी तरह से बदल देगा और बहुत सारा पैसा और समय बचाएगा। सभी रिपोर्टिंग स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है, इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित होती है और स्वचालित रूप से ऑनलाइन भेजी जाती है। यह सरलीकृत कर प्रणाली, यूटीआईआई, पीएसएन, टीएस, ओएसएनओ पर व्यक्तिगत उद्यमियों या एलएलसी के लिए आदर्श है।
सब कुछ कुछ ही क्लिक में हो जाता है, बिना किसी कतार और तनाव के। इसे आज़माएं और आप आश्चर्यचकित हो जाएंगेयह कितना आसान हो गया है!

भरने की प्रक्रिया

सबसे पहले दस्तावेज़ की संख्या और तारीख दर्ज की जाती है। संख्या लेखा विभाग द्वारा प्रदान की जानी चाहिए, और दस्तावेज़ की तारीख वह दिन है जब इसे भरा गया था (प्रस्तुत नहीं किया गया था!)।

बाद शीर्षक पृष्ठ पर जवाबदेह व्यक्तिजो वह जानता है उसे निश्चित रूप से लिख देता है:

इससे पहले कि आप जांच शुरू करेंएओ, दस्तावेज़ की स्वीकृति पर, अकाउंटेंट को एक टियर-ऑफ़ रसीद भरनी होगी और इसे जवाबदेह व्यक्ति को सौंपना होगा।

शेष सभी अनुभाग लेखा विभाग द्वारा भरा जाना चाहिए. इसके अलावा, व्यय रिपोर्ट के पीछे की तरफ भरना शुरू होता है, जहां पहले जांच की जाती हैसभी रिकॉर्डों को सहायक दस्तावेज़ों से तुलना करके बनाया गया है।

• उद्यम;
• कर्मचारी कार्मिक संख्या;
• खातों की कुल राशि के साथ पूर्ण पोस्टिंग की जाती है;
• सत्यापन डेटा के आधार पर अनुमोदन के लिए अंतिम राशि निर्धारित की जाती है।

जैसे ही प्रबंधक अग्रिम रिपोर्ट की पुष्टि करता है, उसके आधार पर अंतिम भुगतान किया जाता है।

आलेखन की कुछ बारीकियाँ

निर्भर करता है जवाबदेह धनराशि खर्च करने के कारण परकॉलम "अग्रिम का उद्देश्य" में इसे या तो "व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए" या "व्यावसायिक यात्रा के लिए" रखा गया है।

इसके आधार पर, धन के व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की एक सूची व्यावसायिक यात्रा के मामले मेंटिकटों के साथ पूरक किया जाएगा. किसी व्यावसायिक यात्री को जारी किए गए दैनिक भत्ते अग्रिम रिपोर्ट में शामिल नहीं होते हैं, लेकिन आमतौर पर अलग से जारी किए जाते हैं। अन्यथा दैनिक भत्ता अग्रिम रिपोर्ट में दर्शाना होगा।

यदि, धन खर्च करते समय घरेलू जरूरतों के लिए, भुगतान की पुष्टि के रूप में एक रसीद जारी की गई थी, तो अग्रिम रिपोर्ट में शामिल होना चाहिए अगली पोस्टिंग:

डी 60 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ समझौते" के 71 "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ समझौते"।

यह रसीद चालान के साथ होनी चाहिए (उदाहरण के लिए,)। यदि वे वहां नहीं हैं, तो या तो वे पहले प्राप्त हुए थे और जवाबदेह व्यक्ति केवल उस लेनदेन के लिए भुगतान कर रहा था जो पहले ही पूरा हो चुका था, या ये दस्तावेज़ अभी तक उद्यम में नहीं पहुंचे हैं। और तब यह व्यय आपूर्तिकर्ता को अग्रिम के रूप में तब तक दिखाई देगा जब तक कि सामान, उत्पाद या कार्य के दस्तावेज़ लेखा विभाग में नहीं पहुंच जाते।

मामले में वहाँ है कीमत से अधिक होना, तो जवाबदेह व्यक्ति को उनके लिए आवेदन भरने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन धन के अधिक खर्च के तथ्य के संबंध में जवाबदेह व्यक्ति से एक व्याख्यात्मक नोट संलग्न करने की सिफारिश की जाती है। यह व्याख्यात्मक नोट मुक्त रूप में लिखा गया है। निपटान का संकेत प्रबंधक द्वारा अग्रिम रिपोर्ट का अनुमोदन होगा। अन्यथा, अगली बार जब कर्मचारी को रिपोर्टिंग के लिए धन प्राप्त होगा, तो कर्मचारी को अग्रिम रिपोर्ट में अधिक खर्च की कैरीओवर राशि का संकेत देना होगा। इसके अलावा, वह रकम की आंतरिक भरपाई नहीं कर पाएगा। वे। यदि किसी अन्य जवाबदेह राशि पर कोई शेष है, तो आपको वर्तमान शेष और कैरीओवर ओवरएक्सपेंडिचर दोनों को इंगित करना होगा। लेकिन जब तक प्रबंधक अधिक खर्च के साथ जेएससी को मंजूरी नहीं दे देता।

1सी प्रोग्राम में एओ भरने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश (संस्करण 8.2 और 8.3)

एओ भरने के लिए, आपको सबसे पहले "कैशियर" या "प्रोडक्शन" टैब पर जाना होगा - यह दस्तावेज़ दोनों में उपलब्ध है। इसके बाद, "एडवांस रिपोर्ट" पर क्लिक करें - एक खाली जर्नल या दस्तावेज़ों वाला एक जर्नल दिखाई देगा। इस पत्रिका में एक "जोड़ें" बटन है। यह बटन आपको एक नई रिपोर्ट खोलने की अनुमति देता है। जैसे ही कोई नई रिपोर्ट खोली जाती है, आप तुरंत देख सकते हैं कि इसमें पहले से ही संगठन और पूरा होने की तारीख शामिल है।

लाइन "व्यक्तिगत" (जवाबदेह व्यक्ति) कर्मचारियों की सूची के माध्यम से भरी जाती है।

"अग्रिम" टैब उस राशि को इंगित करता है जो इस व्यक्ति को खाते में जारी की गई थी। ऐसा करने के लिए, सूची में से उन दस्तावेज़ों में से एक का चयन करें जिनके लिए धनराशि जारी की गई थी। जब आप किसी खाली लाइन पर क्लिक करते हैं तो यह सूची दिखाई देती है। इस सूची से चयनित दस्तावेज़ का उपयोग करके, आप उनकी सूची में जा सकते हैं और "चयन करें" बटन का उपयोग करके इसे व्यय रिपोर्ट में जोड़ सकते हैं।

"गंतव्य" लाइन में (नीचे, "एडवांस" टैब में) आपको "घरेलू खर्च" या "व्यावसायिक यात्रा" दर्ज करना होगा।

"उत्पाद" टैब में, आपको पंक्तियाँ जोड़कर उन सभी सामानों को जोड़ना चाहिए जो जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए थे। पंक्तियाँ एक ही नाम के बटन के माध्यम से जोड़ी जाती हैं। जिन दस्तावेज़ों के आधार पर यह रिपोर्ट संकलित की जाती है उनमें मूल्य, मात्रा, करों की उपलब्धता और अन्य विवरण दर्ज किए जाते हैं।

पोस्टिंग स्वचालित रूप से की जाती हैं, लेकिन आपको उनकी शुद्धता की जांच करनी होगी।

"भुगतान" टैब का उपयोग केवल तब किया जाता है जब जवाबदेह व्यक्ति ने भुगतान किया हो, न कि सामान की खरीदारी के लिए, उदाहरण के लिए, इंटरनेट, टेलीफोन आदि के लिए।

यदि कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर गया हो तो "अन्य" जमा का उपयोग किया जाता है।

1सी 8.3 में व्यय रिपोर्ट भरने की प्रक्रिया निम्नलिखित वीडियो पाठ में बताई गई है:

व्यवसाय चलाने की प्रक्रिया में, प्रत्येक उद्यम को अपने कर्मचारियों को खाते में धन जारी करने का अधिकार है। कर्मचारी, इस मामले में जवाबदेह व्यक्ति कहा जाता है, जारी किए गए धन के उपयोग पर एक रिपोर्ट प्रदान करने और खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ संलग्न करने के लिए बाध्य है। इस लेख में हम आपको जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान की विशेषताओं के साथ-साथ लेनदेन में अग्रिम रिपोर्ट प्रतिबिंबित करने की प्रक्रिया से परिचित कराएंगे।

टैक्स कोड के अनुसार, रिपोर्ट के विरुद्ध धनराशि किसी कर्मचारी को केवल संगठन की उत्पादन गतिविधियों को पूरा करने के उद्देश्य से जारी की जा सकती है। जवाबदेह व्यक्ति व्यावसायिक यात्रा के दौरान या सीधे व्यावसायिक जरूरतों के लिए प्राप्त धन का उपयोग कर सकता है। खर्च करने पर, कर्मचारी एओ-1 फॉर्म में एक अग्रिम रिपोर्ट प्रदान करता है। इसके साथ चालान, रसीदें और अन्य दस्तावेज़ होने चाहिए जो प्रमाणित करते हों कि कर्मचारी ने उत्पादन आवश्यकताओं के संबंध में खर्च किया है।

जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान काफी सामान्य लेनदेन हैं। ऐसे अकाउंटेंट को ढूंढना मुश्किल है जिसने कम से कम एक बार किसी कर्मचारी को धन जारी करने या अग्रिम रिपोर्ट का सामना न किया हो। इस मामले में याद रखने वाली मुख्य बात तथ्य और कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों की राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की जांच करते समय सावधानी और ईमानदारी है।